Existe una antigua costumbre, en el sector de a administración de fincas, consistente en cobrar a los inquilinos un importe en cada recibo con el concepto de cobranza, gastos de emisión (o cobranza, gastos de domiciliación, etc.). La idea es repercutir al inquilino lo que nos cobra el banco por la gestión de ese recibo (aproximadamente entre 0,40 y 1 euro por recibo) y . Así se consigue que la remesa de recibos la paguen los recibos inquilinos y no represente un coste por parte del administrador.
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Ninguna de las empresas que llevan remesas de recibos al banco cobra a sus clientes por domiciliar el pago de sus facturas. Y estamos hablado de compañías que llevan generan muchos más recibos que un administrador . Compañías (compañías eléctricas, de telefonía, aseguradoras, etc.). ¿Por qué si sí debería hacerlo un administrador de fincas?
Si un inquilino se quiere decide ahorrar esos gastos de emisión (entre 0,40 y 1€) y decide venir acudir a pagarlo en persona al despacho, ¿qué coste tiene para el administrador? Como mínimo, el espacio físico en el despacho para atenderle, el sueldo de la persona que le atenderá y el recibo que le deberá imprimir como justificante de pago. Seguro que supera los dos euros de largo. Bastante más caro que el coste bancario. Entonces, ¿no se debería penalizar beneficiar al que no paga domiciliado por domiciliación y cobrarle al que no al revés?
Asumiendo que Si después de estas reflexiones decidamos se decide continuar con la aplicación de estos gastos, cabe plantear otras cuestiones.
La factura de alquiler que envía el administrador al inquilino, quien la emite realmente es el arrendador. Lo normal correcto es que no contenga esos gastos de emisión, que pertenecen al administrador.
Si la factura de alquiler no coincide con el importe del recibo, el inquilino pedirá explicaciones. Cuando se le explique que se le cobra por domiciliar el pago puede:
Aceptarlo sin más.
Decidir pagar presencialmente en el despacho del administrador o mediante transferencia.
Pedir que se le envíe un una factura o comprobante de esos gastos bancarios para incluirlos en su contabilidad.
Si se opta por esta última opción, lo primero que se piensa es añadir a la factura de alquiler esos gastos. Entonces debemos pensar que:
La factura de alquiler es la misma para el inquilino y para el arrendador. ¿Qué le parecerá al arrendador emitir una factura de la que no cobra la totalidad y que incluye unos suplidos que son para el administrador?
Existen facturas de gestoría, abogados, etc., que incluyen pagos a terceros. En estos casos, cuando se envía la factura al cliente, se le adjuntan los comprobantes de los pagos realizados. ¿Qué comprobante se le va a enviar por esos gastos bancarios?
Además, los gastos bancarios los factura la entidad bancaria factura los gastos al administrador y éste los declara como gastos, deduciéndose el IVA. En cambio se pretende repercutir y cobrar esos gastos como un importe exento de IVA. Se debería consultar con un asesor fiscal si esta práctica es correcta. Posiblemente le diga responderá que deberíase debe:
Cobrar el IVA de esos gastos, emitir la correspondiente factura y remitirla al inquilino.
Declarar todas esas facturas en el IVA del administrador. Puede tratarse de ciento o miles de facturas anuales, dependiendo del volumen. En cambio el importe facturado no será significativo con respecto al volumen de facturación del despacho.
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