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Introducción
Este documento propone la mejor forma de gestionar una reunión de comunidad por videoconferencia, en formato presencial o con una fórmula mixta, aprovechando el soporte a la reunión que ofrece la app ADMIN24HADMINET24H.
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El procedimiento expuesto sólo está disponible si el administrador dispone del servicio ADMIN24H ADMINET24H APP. |
Por lo que respecta a la herramienta con la que realizar la videoconferencia, se deja a libertad del administrador usar la que prefiera. Generalmente, estas herramientas permiten grabar las reuniones, lo cual puede ser un apoyo más para la confección del acta y para resolver ciertos conflictos. Si lo desea puede adjuntar la grabación a la ficha de la reunión o en el árbol de documentos de la comunidad, pero tenga en cuenta el tamaño del archivo. Un vídeo de 60 minutos puede ocupar aproximadamente 320 Mb.
Si la reunión va a gestionarla sin soporte de ADMIN24H ADMINET24H APP o no tiene disponible este servicio, consulte aquí la documentación de la reunión offline.
Convocatoria
Si se va a permitir a los propietarios asistir a la reunión a través de videoconferencia, lo mejor es añadir un texto en la convocatoria anunciándolo. El texto podría ser aproximadamente el siguiente:
Para aquellos propietarios que lo deseen será posible la asistencia a la reunión por videoconferencia. A tales efectos, 10 minutos antes del inicio de la misma se remitirá un correo electrónico con un enlace para facilitar su conexión. Se recuerda también que los que no puedan o no deseen asistir pueden emitir sus votaciones para los diferentes puntos del orden del día a través de la app móvil ADMIN24HADMINET24H.
Las diferentes plataformas de videoconferencia permiten agendar reuniones, de forma que también puede planificar la videoconferencia y adjuntar el enlace directamente en la convocatoria. En este caso el texto añadido a la convocatoria podría ser:
Para aquellos propietarios que lo deseen será posible la asistencia a la reunión por videoconferencia. El enlace para acceder a la reunión es el siguiente: https://zoom.us/j/97836433474?pwd=WmErMW0wRzgydDUzK0x6ZXNrZFJrQT09 . Se recuerda también que los que no puedan o no deseen asistir pueden emitir sus votaciones para los diferentes puntos del orden del día a través de la app móvil ADMIN24HADMINET24H.
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Puede optar por cualquiera de las dos opciones, pero parece más cómodo abrir la conferencia y enviar el enlace 10 minutos antes de la reunión. De este modo, aquellos que quieran acceder por videoconferencia tendrán el correo reciente. |
En la ventana Orden del día del asistente de nueva convocatoria, se añade una columna que permite, activándola que los propietarios emitan sus votos a través de la app Admin24HAdminet24H.
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Si añadió el texto comentado anteriormente a la plantilla, la convocatoria puede tener el siguiente aspecto.
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Envío y recepción de la convocatoria
Aquellos propietarios que accedan a través de ADMIN24H ADMINET24H APP, además de recibir la convocatoria a través de correo postal o electrónico, recibirán también el aviso en la app.
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Pulsando sobre el aviso, accederá al contenido de la convocatoria.
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Delegación de voto en el administrador con votación previa a la reunión
Un propietario puede delegar el voto en el administrador, accediendo a la convocatoria y emitiendo su votación.
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Los votos que emite el propietario, quedan guardados hasta el día de la reunión. No obstante, puede volver a entrar en la convocatoria y cambiarlos mientras no se haya efectuado la reunión.
Envío del enlace para la videoconferencia
Antes de iniciar la reunión, debe enviarse un comunicado a los propietarios con el enlace de la videoconferencia. Es recomendable hacerlo aunque ya se incluyera ese enlace en la convocatoria. Sirve como aviso de que la reunión está punto de empezar. La mejor forma de comunicarlo es desde la propia incidencia, para que estos comunicados queden vinculados y se puedan atender posibles reclamaciones de forma fácil.
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Una vez efectuado el envío, marque la tarea como completada.
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Reunión
Inicio de reunión
Cuando se accede a la tarea Introducir datos de la reunión, se solicita si la reunión se gestiona on line o en diferido (off line).
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Si la reunión es online, los propietarios (tanto los que asisten presencialmente como os que lo hacen por videoconferencia) pueden acceder a la convocatoria desde sus dispositivos móviles (ADMIN24H ADMINET24H APP). El aviso que anunciaba la convocatoria, ahora indica que la reunión está en curso.
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A continuación, se abre la convocatoria. Todos los puntos del orden del día se muestran en negro y sin ninguna característica destacada.
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Control de asistencia
En el control de asistencia, aquellos propietarios que emitieron sus votos de forma previa a la reunión, son considerados ya como asistentes.
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Los que accedan a través de videoconferencia o presencialmente, deberán ser registrados por el administrador. Si acceden a través de ADMIN24H ADMINET24H app, el administrador sólo debe hacer clic en el botón Actualizar asistentes para que se registre la lista.
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Los que no acceden a través de la app, debe ser registrados manualmente, tal y como se hace en la reunión offline.
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Seguimiento de puntos del orden del día
Cuando se inicia el tratamiento de un punto del orden del día, se solicita al administrador si lo quiere marcar como en curso.
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En los dispositivos móviles (ADMIN24H ADMINET24H APP), el punto que está en curso se muestra en negrita para facilitar al propietario el seguimiento.
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Votación de los puntos
Si un punto debe ser sometido a votación, el administrador inicia el proceso de votación.
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Los votos de aquellos propietarios que los emitieron a través de la app ADMIN24H ADMINET24H de forma previa a la reunión, son ya mostrados en pantalla.
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El resto de asistentes (tanto los que asisten presencialmente como os que lo hacen por videoconferencia) pueden emitir sus votos. Los que lo deseen lo pueden hacer a través de la app ADMIN24HADMINET24H. En este caso, el punto de orden del día se muestra en color naranja. Pulsando sobre la imagen que acompaña esa línea, el propietario puede emitir su voto. Para validar el voto, debe hacer clic en el dibujo de la parte superior derecha de la ventana.
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Para los que voten de forma oral, el administrador deberá registrarlo manualmente en la ventana. Los votos delegados antes de la reunión y los emitidos a través de ADMIN24H ADMINET24H no pueden ser manipulados desde el programa.
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En este momento, puede empezar a registrar manualmente la votación de los asistentes que no han usado Admin24h Adminet24h app.
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En la parte inferior de la ventana dispone de botones que permiten asignar el voto “Sí”, “No” o “Abstención” a todos los asistentes de una sola vez, excluyendo los que intervienen a través de Admin24h Adminet24h app, ya sea con prevotación o con asistencia directa.
Cierre de la reunión
Cuando el administrador da por cerrada la reunión, se pide confirmación al usuario.
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