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Para todas las facturas que no han podido ser identificadas de forma automática, se dispone de un proceso que muestra el documento en pantalla junto a los datos extraídos en texto y las facturas registradas de ese industrial, permitiendo al usuario vincularlo con alguna de esas facturas o generar un nuevo registro de factura.
Identificación automática de facturas introducidas en la carpeta “Identificación de facturas”. Como funciona
se localiza en cada documento los datos necesarios para el registro de una factura (cliente, número y fecha de factura, número de póliza o contrato, base imponible, IVA, retención de IRPF e importe total). A continuación, localiza si ya existe el registro de la factura en la base de datos.
Si lo encuentra, asocia el documento a dicho registro de factura.
Si no lo encuentra y el número de contrato o póliza está introducido y vinculado al mismo cliente, da de alta el registro de la factura, dejándole el documento asociado.
Si la lectura de datos es incompleta o el número de contrato o póliza no está introducido en adminet, asocia los datos localizados al documento, dejándolo pendiente de una identificación visual.
El proceso de identificación de facturas permite facilitar y simplificar la gestión de facturas recibidas (en formato pdf) de industriales y proveedores, permitiendo:
Asociar el documento a una factura ya registrada (en comunidad, arrendador o administrador) tanto si está pagada como si está pendiente.
Informar de una nueva factura a partir de la vista del documento.
Las facturas que se van a procesar pueden ser cargadas en adminet de dos formas distintas:
Automáticamente. A partir del correo electrónico remitido por el industrial. Es necesario que éste remita las facturas, en formato pdf, a una cuenta de correo específica, que se encuentre informada en adminet como email para recepción de facturas.
Manualmente. Puede guardar las facturas recibidas en una carpeta y cargarlas en adminet a través del botón Importar carpeta.