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Introducción
Un expediente es un conjunto de operaciones económicas (entradas y salidas de dinero) que comprenden el destinadas a completar un trabajo relacionado con un cliente.
Si bien se contempla cualquiera de las operaciones que se pueden registrar desde los movimientos de banco y caja, momentáneamente se incluyen aquellas que permiten resolver el caso del cobro de la reserva para un alquiler, el importe de la fianza, el cobro del primer recibo y los honorarios de gestión del administrador.Está pensado especialmente para cuando
Agrupando todas las operaciones relacionadas con una gestión en un expediente se facilita el seguimiento del estado del trabajo y la disponibilidad económica para atender los pagos relacionados con el mismo.
El expediente incluye un informe que permite obtener un detalle del estado del mismo.
Ejemplos de expedientes que se pueden gestionar
Expediente de reserva de alquiler
Cuando se recibe un importe a cuenta como reserva por un alquiler. En ese momento , todavía no existe ni el contrato de alquiler, ni la fianza, ni el recibo, ni la factura de honorarios del administrador. Este hecho Esto dificulta especialmente el registro del movimiento bancario, pues no existe aún la contrapartida.
El ciclo de trabajo de un expediente de reserva de alquiler es:
Con el primer movimiento de ingreso se abre un expediente y se deposita en él el dinero. Los sucesivos cobros que se produzcan se irán añadiendo al expediente.
Cuando se haya cobrado el importe necesario para cerrar el expediente, el administrador procederá a emitir el primer recibo de alquiler y a generar su propia factura
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de honorarios.
A continuación, con el dinero
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depositado, se dará por cobrada la fianza, el recibo de alquiler y la factura de honorarios.
Si, tras estas operaciones, queda
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saldo en el expediente se devolverá al inquilino
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Unificando estas operaciones bajo un expediente se facilita el seguimiento del estado del trabajo y la disponibilidad económica para atender los pagos relacionados con el mismo.
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Acceso a
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Para acceder a las fianzas de un arrendador puede hacer clic derecho sobre el mismo y escoger la opción Fianzas de alquiler.
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También puede acceder, desde la misma lista de arrendadores, haciendo clic en el botón Fianzas del menú Principal.
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Además, dispone de una opción Fianzas de alquileres en las opciones del apartado Alquileres.
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Añadir una nueva fianza
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los expedientes
Encontrará la vista de expedientes en el menú de Contabilidad.
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Añadir un nuevo expediente
Se puede añadir un nuevo expediente desde dos puntos distintos de la aplicación.
Desde el movimiento de banco o caja mediante el cual se
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ingresa el primer importe
En el punteo de extractos por norma 43 y en los movimientos de caja, se dispone de una opción para el cobro de fianzas.
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lista de opciones relacionadas con expedientes.
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Puede iniciar el expediente con un ingreso por parte del cliente o bien registrando un pago desde caja o banco del administrador.
Supongamos que se recibe un ingreso por parte del inquilino. Al escoger esta opción se solicita el arrendador e inquilino contacto al que está vinculada la fianzavinculado el expediente.
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La siguiente ventana permite ajustar la fecha y el importe de la fianzaintroducir los datos del expediente. Por defecto le ofrece el importe del movimiento, pero puede modificarse. Puede darse modificarlo. Por ejemplo si se da el caso de que el movimiento bancario sea por la suma de la fianza, el primer alquiler y los honorarios del administrador.
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Si el inquilino seleccionado ya tiene una fianza registrada, este ingreso se considerará como un ingreso adicional de la fianza.
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Al Finalizar, se genera la ficha de la fianza y el movimiento de caja o banco. Si el movimiento es bancario que queda automáticamente punteado.
Desde la propia ficha de la fianza
Para añadir una nueva fianzacontacto entregue dinero también para otra gestión independiente del expediente que vamos a generar.
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El código de expediente es opcional. Puede cumplimentarlo si necesita identificarlo con alguna codificación que lo relacione con otras áreas de su despacho.
Si el contacto seleccionado ya tiene un expediente abierto, el programa le permite ingresar el importe en el expediente existente o bien abrir un nuevo expediente.
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Desde la propia ficha del expediente
Para añadir un nuevo expediente, sitúese en la vista de fianzas del arrendador expedientes y haga clic en el botón Nuevo.
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Se abre el asistente, que solicita la fecha de constitución de la fianza y el departamento.
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el contacto al que corresponde el expediente.
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A continuación, se pregunta si la fianza fue gestionada el primer ingreso relacionado con este expediente ya fue gestionado con otro programa o si ya ha sido contabilizadacontabilizado.
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Si responde que sí, se añadirá la ficha de la fianza del expediente con los datos que indique, sin realizar ningún movimiento contable.
Si responde que no, se añadirá la fianza el expediente generando el movimiento contable según los datos que cumplimente.
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Expediente que ha sido
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gestionado con otro programa o bien ya ha sido
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contabilizado
En este caso, se muestra la siguiente ventana.
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Tras cumplimentar los datos, se muestra la ficha de la fianza cumplimentadadel expediente cumplimentado.
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La fianza El expediente ha sido creada creado y se muestra por si desea continuar trabajando con ellaél. Por ejemplo, añadir observaciones o realizar operaciones de traspasocompensación, devolución o ingreso adicional.
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Si se ha equivocado en los datos al dar de alta la fianzael expediente, elimínela elimínelo y vuelva a darla darlo de alta. |
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Las operaciones que realice a partir de ahora, serán contabilizadas por adminet. Vea, más abajo, el capítulo dedicado a las operaciones con la fianzaexpedientes. |
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Expediente que se gestiona con adminet desde el principio
La ventana siguiente, solicita la fecha del movimiento, la cuenta contable donde registrar el expediente, la cuenta bancaria del administrador en qué que se realiza el cobro y el importe. También permite añadir observaciones para complementar la información.
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Si el arrendador se administra con cuenta bancaria de arrendador o si es un gestor patrimonial, la ventana incluye la posibilidad de indicar si la fianza se ha cobrado en una cuenta del arrendador o del administrador.
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| Info |
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Al hacer clic en Finalizar, se genera el movimiento bancario, que queda pendiente de puntear y se registra la fianzael expediente, dejando abierta su ficha. |
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Vista de
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expedientes
La vista de las fianzas los expedientes tiene el siguiente aspecto.
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Haciendo doble clic sobre una línea se muestra el detalle de esa fianzaese expediente.
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Fecha fianzacreación: Fecha en que se ha dado de alta la ficha de la fianzadel expediente.
Creado por: Nombre del usuario que ha dado de alta la fianza.
Importes:
Administrador: Parte del importe de la fianza que está en poder del administrador.
Arrendador: Parte del importe de la fianza que está en poder del arrendador.
Entidad pública: Parte del importe de la fianza que está en poder de la entidad pública.
Total: Importe total de la fianzaCódigo expediente: Este dato es opcional y puede usarlo como mejor prefiera.
Descripción: Es libre y opcional. Identifique brevemente la finalidad de este expediente.
Cuenta contable: Indique la cuenta contable del administrador en la que registrar el dinero correspondiente a este expediente.
Saldo: Importe ingresado en el expediente y pendiente de asignar.
Observaciones: Texto libre que permite complementar la información de la fianzadel expediente.
Movimientos: Lista de operaciones económicas relacionadas con esta fianzaeste expediente. El conjunto de etas estas operaciones da como resultado los importes de administrador, arrendador y entidad públicael saldo del expediente.
Operaciones
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el expediente
La ficha de la fianza del expediente incorpora tres botones que permiten registrar las distintas operaciones que se realizan con la mismael mismo.
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Ingreso adicional
Junto con el movimiento de constitución de la fianzadel expediente, es una operación de entrega de dinero por parte del inquilinocontacto. Se debe indicar la cuenta bancaria en la que se debe registrar la operación y el importe recibido.
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Compensación
Permite informar el movimiento del importe de la fianza entre los tres posibles depositarios (administrador, arrendador y entidad pública). Por lo tanto sirve para informar de:
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El ingreso o transferencia de la fianza a la entidad pública.
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El abono de la fianza en liquidación del arrendador.
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identificar los diferentes movimientos para los que es utilizado el dinero ingresado en el expediente y que están relacionados con recibos o facturas generados por el administrador .
Muestra la siguiente ventana, en la que debe indicar el origen y destino y el importe traspasado. Siempre que participa el administrador, se debe indicar la cuenta bancaria en la que se debe registrar la operación.
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Devolver fianza
Con esta operación se registra la devolución del importe de la fianza. Como origen podrán operar el administrador o el arrendador. Como destino pueden ser:
Administrador. Si se utilizará la fianza para satisfacer al administrador alguna cantidad que le adeude el inquilino.
Arrendador. Si se usa esta fianza como pago por desperfectos.
Inquilino. Si se le retorna el importe de la fianza directamente a él.
Cobrar recibos. Si se va a emplear la fianza o parte de ella para satisfacer recibos pendientes de cobro.
Muestra la siguiente ventana, cuyo formato se adaptará según el destino escogido. Siempre que participa el administrador, se debe indicar la cuenta bancaria en la que se debe registrar la operación.
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Administrador
Se utiliza cuando el administrador emplea esta fianza o parte de ella para cobrarse alguna deuda contraída con él por el inquilino. La ventana tiene este aspecto.
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Arrendador
El origen puede ser tanto el administrador como el propio arrendador. El objetivo es abonar la fianza cobrada o parte de ella y generar con ese mismo importe un ingreso extraordinario para hacer frente a los desperfectos ocasionados en el inmueble cuando el inquilino lo abandona.
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Inquilino
Si el inquilino tiene forma de cobro por domiciliación, se tipo de operación. Para cada una de ellas se abrirá una ventana similar a la que se muestra en las opciones de Norma 43 y movimientos de caja.
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No es necesario registrar todos los movimientos del expediente de una sola vez. Pueden irse registrando a medida que se tenga disponibilidad para hacerlo.
Propios
Factura emitida: Registrará el cobro de una factura de honorarios del administrador. Esta factura debe haber sido emitida previamente y debe estar pendiente de cobro.
Alquileres
Recibo: Registrará el cobro de uno o varios recibos. Estos recibos deben estar emitidos y pendientes de cobro.
Cobro anticipado: Creará un cobro anticipado con el importe que se indique. El uso más frecuente del cobro anticipado será el de aplicarlo para el importe sobrante del expediente, una vez realizadas todas las operaciones.
Ingreso de fianza: Aplicará el importe que se indique a una fianza nueva o ya existente. Para ello será necesario que se haya dado de alta el contrato de alquiler.
Comunidades
Recibo: Registrará el cobro de uno o varios recibos. Estos recibos deben estar emitidos y pendientes de cobro.
Cobro anticipado: Creará un cobro anticipado con el importe que se indique. El uso más frecuente del cobro anticipado será el de aplicarlo para el importe sobrante del expediente, una vez realizadas todas las operaciones.
Gasto / Abono
Permite identificar el pago de gastos vinculados a un expediente, así como abonos de cantidades procedentes de esos mismos gastos.
Muestra la siguiente ventana, en la que debe identificar la operación.
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Devolución
Con esta operación se registra la devolución del importe sobrante del expediente al contacto. Se generará un fichero para efectuar el pago por transferencia, debiendo indicar, la cuenta bancaria de destino, la ubicación para el fichero SEPA y la fecha de ejecución de la misma.
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Si el inquilino tiene otra forma de cobro, se piden los datos para generar un movimiento bancario en la cuenta del administrador.
Cobrar recibos
La ventana tiene el siguiente aspecto. Con el selector de recibos deben escogerse los recibos que se deseen cobrar con la totalidad o parte de la fianza. El importe de fianza que no se use para el cobro de recibos quedará pendiente de devolver.
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Fianzas liquidadas
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Expedientes liquidados
Cuando el expediente ha sido finalizado, su saldo queda a cero. En ese caso sólo es visible en la vista de fianzas expedientes si se escoge LiquidadasLiquidados o TodasTodos.
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Si se abre la ficha de la fianzadel expediente, se pueden ver todos los movimientos económicos registrados en la mismaél.
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Cobros, pagos y movimientos bancarios
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del expediente
Los movimientos
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relacionados con
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Los movimientos relacionados con el arrendador, generan cobros y pagos en el grupo de liquidación al que pertenece el departamento y ingreso, ingreso adicional y devolución generan movimientos del administrador y se podrán consultar en los cobros y pagos del administrador.
Los movimientos de compensación por factura emitida, generan cobros del administrador.
Los movimientos de compensación por recibos de alquiler, generan cobros pagos de inquilinos que son liquidados al arrendador.
Los movimientos relacionados con el administrador se podrán consultar en los de compensación por cobro anticipado, generan cobros pagos del administrador.
Los movimientos de compensación por cobro de fianza:
Si se han ingresado en cuenta del administrador, generan cobros y pagos del administrador.
Los movimientos relacionados con el inquilino derivan o generan movimientos bancarios, a través de los cuales pueden ser consultados.
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Si se han ingresado en cuenta del arrendador, generan cobros y pagos del arrendador y son mostrados en su liquidación.
Informe del expediente
El botón Informe expediente muestra un detalle de las operaciones económicas efectuadas con ese expediente.
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