Introducción
En una gran parte de las comunidades de la Comunidad de Madrid, la lectura de los contadores de agua es realizada por empresas especializadas en la instalación de contadores y la gestión de lectura y facturación de consumos. Estas empresas facilitan al administrador de la comunidad un archivo con las lecturas y el importe cobrado por cada contador. El administrador se encarga de cobrar a cada uno de los departamentos el importe de su consumo.
Haga clic aquí para ver la estructura de datos que debe contener este fichero.
Proceso
Para dar solución a esta gestión, se dispone del siguiente proceso:
Sección Datos de recibo de la ficha de la comunidad
En la pestaña Códigos empresa contadora de cada departamento se permite identificar aquellos contadores que le corresponden. El código de contador viene facilitado por la empresa de lectura de contadores.
Proceso Cargar cuotas empresa contadora
En el menú Procesos se encuentra este botón.
Al seleccionarlo, se abre un asistente. En la primera ventana solicita que se indique el fichero a tratar.
A continuación permite indicar el tipo de cuotas que se van a generar. Las opciones disponibles son:
Crear como cuotas ordinarias
Se crearan cuotas ordinarias que, una vez cobradas, se liquidarán como ingresos individuales dentro de la liquidación ordinaria, junto con los demás ingresos por cuotas.
Crear cuotas asociadas a contadores
Se crearan cuotas que, una vez cobradas, se liquidarán como ingresos individuales dentro del apartado contadores de la liquidación ordinaria.
Permite también seleccionar el concepto de recibo de horizontal y añadir una descripción del concepto, que será la que se mostrará en la línea del recibo. A continuación solicita si el importe de la cuota del consumo se desea cobrar junto a la siguiente cuota ordinaria o si se desea emitir y cobrar en un recibo independiente.
En caso de escoger Cobrar en un recibo independiente, se solicita la fecha en que se quiere emitir y cobrar el recibo de consumo.
Si se ha marcado la opción Crear cuotas asociadas a contadores, al hacer clic en Siguiente, tras leer el contenido del archivo de consumos, el proceso analiza de qué comunidades se están cargando las cuotas. Por cada comunidad analizará qué contadores tiene activos. Si sólo tiene uno se lo asignará automáticamente a las cuotas.
Si alguna comunidad tiene más de un contador activo o si alguna comunidad no tiene contadores, se mostrará una ventana para informar estas incidencias. Para cada comunidad se podrá escoger el contador deseado (en caso de que tenga más de uno). Si una comunidad no tiene ningún contador activo, no se podrá seleccionar. Será necesario cancelar este proceso, dar de alta el contador y volver a iniciar el proceso. Una vez seleccionados los contadores el proceso continúa.
La siguiente ventana del asistente muestras el importe correspondiente a las lecturas contenidas en el fichero, agrupándolas por comunidad y departamento.
Al hacer clic en Finalizar, se generan líneas de cuotas en la ficha de cada departamento.
En caso de escoger Cobrar junto a la siguiente cuota ordinaria, se crea la cuota el apartado Otras cuotas ordinarias de la comunidad de la pestaña Cuotas ordinarias.
En caso de escoger Cobrar en un recibo independiente, se crea la cuota en Cuotas ordinarias extras.
La emisión y cobro de los recibos se realiza a través de los circuitos generales de trabajo.
Cómo se liquidan los cobros de recibos y los pagos de las facturas
Los cobros de los recibos se liquidarán de una forma u otra, dependiendo de lo que se haya indicado en la primera ventana del asistente del proceso Cargar cuotas empresa contadora.
Si se ha activado Crear como cuotas ordinarias, los cobros de los recibos se liquidarán junto a los demás recibos de cuota ordinaria.
Si se ha activado Crear cuotas asociadas a contadores, la forma de liquidar estos cobros de recibos dependerá de cómo se haya configurado el contador al que se han asociado. Recordemos que al dar de alta el contador se ha indicado cómo se desean liquidar los consumos.
Si se ha indicado Tipo liquidación: Junto a lo ordinario, los cobros de los recibos se liquidarán junto a los demás recibos de cuota ordinaria.
Si se ha indicado Tipo liquidación: Por separado, los cobros de los recibos se mostrarán dentro de la liquidación ordinaria pero en un capítulo aparte. En el plan de gastos se puede ver como, al dar de alta el contador e indicar que se liquida Por separado, se añade el apartado Contadores con el contador especificado.
Las facturas de consumos del proveedor, en todos los casos, se pagan por el circuito general y se cargan en el grupo de liquidación que se haya establecido en el concepto de gasto comunitario.
Si desea ver la documentación completa de Contadores de consumo, haga clic aquí.
Estructura de datos del fichero de lecturas
El fichero de lecturas de contadores es un fichero de texto plano donde cada línea es una lectura.
El formato de cada línea es [1][2][3][4][5][6][7][8][9] donde:
[1] => Código de empresa contadora ( Longitud 2 caracteres )
[2] => Código contador ( Longitud 13 caracteres )
[3] => Código colegiado ( Longitud 5 caracteres )
[4] => Consumo 1 ( Longitud 6 dígitos ( sin decimales ) )
[5] => Importe 1 ( Longitud 7 dígitos ( 5 dígitos es la parte entera y 2 dígitos la parte decimal ) )
[6] => Consumo 2 ( Longitud 6 dígitos ( sin decimales ) )
[7] => Importe 2 ( Longitud 7 dígitos ( 5 dígitos es la parte entera y 2 dígitos la parte decimal ) )
[8] => Consumo 3 ( Longitud 6 dígitos ( sin decimales ) )
[9] => Importe 3 ( Longitud 7 dígitos ( 5 dígitos es la parte entera y 2 dígitos la parte decimal ) )
Si al intentar realizar una lectura de contadores el programa le muestra un mensaje con el texto El fichero seleccionado no contiene lecturas, revise el contenido del fichero, ya que no cumple con los requisitos citados en este apartado.
