Acceso
La definición de las cuentas contables en adminet se realiza mediante el botón Cuentas contables del menú Configuración general.
Tipos de cuentas
Las cuentas se agrupan por tipos. A continuación se detallan los diferentes grupos y las cuentas que los componen.
Varios
Comunidades: Cobros y pagos de comunidades con cuenta propia realizados por caja o por cuenta del administrador
Si una comunidad se gestiona con cuenta bancaria del administrador, sus cobros de recibos y sus pagos de facturas se registran en una cuenta contable del administrador donde se reflejan los fondos que tiene el administrador de esa comunidad. Generalmente es una cuenta del grupo 561 (Depósitos recibidos a corto plazo).
En cambio, si una comunidad se gestiona con cuenta bancaria propia, no se dispone de una cuenta contable para reflejar los fondos de esa comunidad.
La cuenta reflejada en este apartado sirve para registrar los movimientos de cobros de recibos y pagos realizados desde cajas o bancos del administrador para comunidades que se gestionan con cuenta bancaria propia. No afecta a los movimientos efectuados en las cuentas de las comunidades sino en las cuentas de administrador y que deben ser regularizados entre éste y las comunidades mediante el proceso Regularización de saldos con terceros. Haga clic aquí para más información.
Lo correcto sería asignar una cuenta del mismo grupo que se asigna para las cuentas de fondos de comunidades que se gestionan con cuenta bancaria del administrador. Por ejemplo, si en los fondos de comunidades se usan la cuentas 56150001, 56150002, 56150003… a esta cuenta le puede asignar la 56150000 o la 56159999.
Comunidades. Anticipos de recibos
En ocasiones, un propietario de comunidad ingresa dinero de más para el pago de recibos o entrega anticipadamente el importe de los próximos recibos que se deben emitir. Si la comunidad tiene cuenta propia y el dinero se ingresa en su cuenta, este ingreso no afectará a la contabilidad del administrador.
En cambio, si una comunidad se gestiona con cuenta bancaria del administrador o el propietario entrega el dinero al administrador (efectivo o banco), el importe que anticipa el propietario se guarda en la cuenta contable indicada en esta casilla. A medida que se vayan emitiendo recibos a ese propietario se van a dar como cobrados usando el dinero guardado en esta cuenta.
Haga clic aquí para más información sobre los anticipos de recibos de comunidad.
Lo correcto sería asignar una cuenta del grupo 561 (Depósitos recibidos a corto plazo) que no se esté usando para nada más que para este propósito.
Alquileres: Cobros y pagos de arrendadores con cuenta propia realizados por caja o por cuenta del administrador
Si un arrendador se gestiona con cuenta bancaria del administrador, sus cobros de recibos y sus pagos de facturas se registran en una cuenta contable del administrador donde se reflejan los fondos que tiene el administrador de ese arrendador. Generalmente es una cuenta del grupo 561 (Depósitos recibidos a corto plazo).
En cambio, si un arrendador se gestiona con cuenta bancaria propia, no se dispone de una cuenta contable para reflejar los fondos de ese arrendador .
La cuenta reflejada en este apartado sirve para registrar los movimientos de cobros de recibos y pagos realizados desde cajas o bancos del administrador para arrendadores que se gestionan con cuenta bancaria propia. No afecta a los movimientos efectuados en las cuentas de los arrendadores sino en las cuentas de administrador y que deben ser regularizados entre éste y las comunidades mediante la liquidación.
Lo correcto sería asignar una cuenta del mismo grupo que se asigna para las cuentas de fondos de arrendadores que se gestionan con cuenta bancaria del administrador. Por ejemplo, si en los fondos de arrendadores se usan la cuentas 56110001, 56110002, 56110003… a esta cuenta le puede asignar la 56110000 o la 56119999.
Alquileres. Anticipos de recibos
En ocasiones, un inquilino ingresa dinero de más para el pago de recibos o entrega anticipadamente el importe de los próximos recibos que se deben emitir. Si el arrendador tiene cuenta propia y el dinero se ingresa en su cuenta, este ingreso no afectará a la contabilidad del administrador.
En cambio, si un arrendador se gestiona con cuenta bancaria del administrador o el inquilino entrega el dinero al administrador (efectivo o banco), el importe que anticipa el inquilino se guarda en la cuenta contable indicada en esta casilla. A medida que se vayan emitiendo recibos a ese inquilino se van a dar como cobrados usando el dinero guardado en esta cuenta.
Lo correcto sería asignar una cuenta del grupo 561 (Depósitos recibidos a corto plazo) que no se esté usando para nada más que para este propósito.
Conceptos del administrador
La tabla de Conceptos administrador se encuentra en el menú Datos básicos. , En ella, se encuentran:
Los conceptos de gasto por los que recibe facturas el administrador.
Los conceptos correspondientes a otros pagos y cobros recibidos que no se puedan considerar específicamente gastos.
La ficha de Conceptos administrador tiene dos pestañas:
Conceptos
Se detallan los gastos y pagos generales. Para cada uno se debe indicar la cuenta contable donde registrar el gasto o pago. Generalmente será una cuenta del grupo 6 (Compras y gastos).
No se debe confundir esta cuenta con la del proveedor que presta ese servicio.
Conceptos predefinidos
Se indican los textos de los conceptos predefinidos por el programa y las cuentas contables donde registrar sus movimientos. En la siguiente imagen puede ver en la parte derecha los conceptos predefinidos del administrador y en la parte izquierda la vista de cuentas contables en la que se destacan esos conceptos, que aparecen con el nombre que usted le haya personalizado en la tabla de conceptos del administrador.
Pago del IVA.
Se trata de la cuenta desde la que se pagará el IVA del administrador. Lo correcto sería asignar una cuenta del grupo 4750 (Hacienda Pública acreedora por IVA). Previamente se habrá trasladado a esta cuenta el saldo de las cuentas de los grupos 472 y 477 del periodo a pagar.
Pago del IRPF.
Se trata de la cuenta desde la que se pagará el IRPF de las retenciones practicadas por el administrador a sus proveedores. Lo correcto sería asignar una cuenta del grupo 4751 (Hacienda Pública acreedora por retenciones practicadas).
Ingreso por fianza no devuelta.
Cuando finaliza un contrato de alquiler, se debe retornar al inquilino la fianza depositada al inicio del contrato. Al importe de la fianza a devolver se le pueden restar recibos pendientes de pago, desperfectos en el inmueble y suministros pendientes de pago. En el caso de que el administrador haya hecho frente a alguno de estos supuestos, puede devolverse una parte de esa fianza a sí mismo para compensar ese gasto. Al hacerlo, se usa el concepto Ingreso por fianza no devuelta y se enlaza contablemente en la cuenta asociada a este concepto.
Debería indicarse la misma cuenta contable en la que se registrará la deuda para con el administrador por parte de los inquilinos. Podría ser, por ejemplo una cuenta del grupo 44 (Deudores varios). Si las deudas para con el administrador por parte de los inquilinos se registra en diversas cuentas, deberá asociar al concepto Ingreso por fianza no devuelta otra cuenta y generar, con posterioridad, un asiento entre esta cuenta y la que usó para registrar la deuda del inquilino.
Fianzas de alquiler.
Al firmar un contrato de alquiler se acostumbra a constituir una fianza. Normalmente, el dinero lo recibe el administrador, para posteriormente ingresarlo en la entidad pública o entregarlo al arrendador. Incluso en ocasiones queda depositado en manos del administrador. La cuenta indicada aquí servirá para registrar el importe de las fianzas que tiene en cada momento el administrador. Se añadirán las fianzas cobradas y se restarán las que se ingresen en la entidad pública, se le entreguen al arrendador o se le devuelvan al inquilino.
Puede asignarse, por ejemplo, una cuenta del grupo 561 (Depósitos recibidos a corto plazo), procurando que no se esté usando esta cuenta para otro propósito, ya que el grupo 561 se puede utilizar también para contabilizar los fondos de comunidades y arrendadores.
Emisión de recibos de comunidades.
La cuenta indicada en esta línea se usará para registrar, si los hay, los ingresos por emisión de recibos a los propietarios de las comunidades. Puede asignar una cuenta del grupo 705 (Ventas por prestación de servicios) si los quiere identificar como ingresos o del grupo 669 (Otros gastos financieros) si desea que se resten de los gastos que ha pagado el administrador por dicho concepto.
Emisión de recibos de alquileres.
La cuenta indicada en esta línea se usará para registrar, si los hay, los ingresos por emisión de recibos de alquiler a los inquilinos. Puede asignar una cuenta del grupo 705 (Ventas por prestación de servicios) si los quiere identificar como ingresos o del grupo 669 (Otros gastos financieros) si desea que se resten de los gastos que ha pagado el administrador por dicho concepto.
Devolución de vencimientos de facturas.
La cuenta indicada en esta línea se usará para registrar, si los hay, los gastos de devolución cobrados a los clientes del administrador en los vencimientos de las facturas. Puede asignar una cuenta del grupo 705 (Ventas por prestación de servicios) si los quiere identificar como ingresos o del grupo 669 (Otros gastos financieros) si desea que se resten de los gastos que ha pagado el administrador por dicho concepto.
Devolución de recibos de comunidades.
La cuenta indicada en esta línea se usará para registrar, si los hay, los gastos de devolución cobrados a los propietarios de las comunidades en los recibos. Puede asignar una cuenta del grupo 705 (Ventas por prestación de servicios) si los quiere identificar como ingresos o del grupo 669 (Otros gastos financieros) si desea que se resten de los gastos que ha pagado el administrador por dicho concepto.
Devolución de recibos de alquileres.
La cuenta indicada en esta línea se usará para registrar, si los hay, los los gastos de devolución cobrados a los inquilinos en los recibos de alquiler. Puede asignar una cuenta del grupo 705 (Ventas por prestación de servicios) si los quiere identificar como ingresos o del grupo 669 (Otros gastos financieros) si desea que se resten de los gastos que ha pagado el administrador por dicho concepto.
Comisión vado comunidades.
La cuenta indicada en esta línea se usará para registrar, si los hay, la comisión cobrada a las comunidades en concepto de gestión del pago del vado. Puede asignar una cuenta del grupo 705 (Ventas por prestación de servicios) si los quiere identificar como ingresos o del grupo 669 (Otros gastos financieros) si desea que se resten de los gastos que ha pagado el administrador por dicha gestión.
Comisión vado alquileres.
La cuenta indicada en esta línea se usará para registrar, si los hay, la comisión cobrada a los propietarios de alquileres en concepto de gestión del pago del vado. Puede asignar una cuenta del grupo 705 (Ventas por prestación de servicios) si los quiere identificar como ingresos o del grupo 669 (Otros gastos financieros) si desea que se resten de los gastos que ha pagado el administrador por dicha gestión.
Comisión IBI comunidades.
La cuenta indicada en esta línea se usará para registrar, si los hay, la comisión cobrada a las comunidades en concepto de gestión del pago del IBI. Puede asignar una cuenta del grupo 705 (Ventas por prestación de servicios) si los quiere identificar como ingresos o del grupo 669 (Otros gastos financieros) si desea que se resten de los gastos que ha pagado el administrador por dicha gestión.
Comisión IBI alquileres.
La cuenta indicada en esta línea se usará para registrar, si los hay, la comisión cobrada a los propietarios de alquileres en concepto de gestión del pago del IBI. Puede asignar una cuenta del grupo 705 (Ventas por prestación de servicios) si los quiere identificar como ingresos o del grupo 669 (Otros gastos financieros) si desea que se resten de los gastos que ha pagado el administrador por dicha gestión.