Antes de crear una derrama debemos tener claro que las derramas en Adminet se liquidan aparte de la liquidación ordinaria, y que no se puede realizar el cierre de la derrama mientras no se hayan cobrado todos los recibos y pagadas todas las facturas.
En nuestro tutorial audiovisual disponemos de vídeos para que aprenda a gestionar las derramas extraordinarias.
Haga clic aquí para acceder a la página de vídeos relacionados con las derramas.
Crear una derrama
Para crear una derrama, primero accedemos a la sección Derramas de la ficha de la comunidad, hacemos clic con el botón derecho del ratón y seleccionamos Nueva derrama del menú contextual.
Se abre el asistente de creación de derramas, donde debemos indicar una descripción de la derrama, seleccionar una cuenta bancaria, en el caso no ser ninguna de la lista, podemos añadir una nueva cuenta desde 'Añadir cuenta'.
En la sección 'Datos de recibos' debemos informar de la periodicidad, los vencimientos, el día de cobro de recibos, si queremos que se generen recibos independientes a lo ordinario y el tipo de redondeo.
En el apartado Plan de gastos añadimos los conceptos que se compone la derrama. Haciendo clic derecho y seleccionando la opción Nuevo.
Añadimos una descripción del concepto, el coeficiente de reparto, el importe y el industrial
Repetimos el proceso tantas veces como conceptos de gasto queramos especificar. Observamos en el siguiente ejemplo hay dos conceptos diferentes y cada uno de ellos se reparte por un coeficiente distinto.
Una vez introducidos todos los conceptos, podemos ver un informe de cuotas y totales desde el botón 'Ver Informe'.
Diferentes estados en que puede estar una derrama
Una derrama puede estar el los siguientes estados:
En preparación. Es el estado inicial de la derrama y permite manipular libremente la información para añadir cuentas bancarias, conceptos derrama...
Pendiente de aceptación. Una vez hemos finalizado la introducción de datos, enviamos el informe a los propietarios.
Aceptada. La derrama ha sido aprobada por la comunidad, se generarán las cuotas
Rechazada. La derrama no ha sido aprobada por la comunidad. Se queda en estado rechazada y no se puede modificar nada
Proceso aceptación derrama
El proceso de aceptación de derrama conlleva varios pasos, en el primero, el asistente solicita la fecha en la que se van a generar el primer vencimiento.
En el segundo paso, muestra una lista con el mes, año e importe. Si queremos, podemos cambiar cualquiera de ellos para adaptarlo a lo acordado con la comunidad. El ejemplo muestra como se cambia el último mes de cobro a julio.
En el último paso, se muestra una lista agrupada por vencimiento de cada propietario con su cuota. También podemos cambiar aquí el importe si lo deseamos a un propietario en concreto.
Hacemos clic en finalizar y ya tendremos la derrama creada. En la ficha 'Cuotas', veremos un listado de los vencimientos y el importe de la cuota de cada propietario.
Una vez aprobada la derrama, ya se pueden emitir los recibos. Estos recibos se generan en el mismo proceso de emisión de recibos. Si desea ver como emitir recibos con adminet, haga clic aquí.
Envío masivo de avisos de cuotas de derrama
Al pie de la ficha de la derrama, una vez ha sido aceptada, dispone de un botón que permite efectuar un envío de avisos de las cuotas que se van a emitir.
Al hacer clic en este botón se abre el asistente que le guía durante el proceso de emisión de los avisos.
Si desea adaptar la plantilla de notificación a su gusto la puede encontrar accediendo al menú Plantillas de texto y haciendo clic en Plantilla de aviso de cuotas de derrama.
Cuotas de derrama
Las cuotas que se han generado las vemos en el apartado Datos de recibo desde la ficha de la comunidad. Cuando accedemos al menú 'Datos de recibos', vemos una lista con los departamentos y su propietario, así como información de las cuotas ordinarias, extras ordinarias, derramas o fondo reserva. Si abrimos cualquier departamento y nos situamos en la pestaña de "Cuotas para derramas", observamos una lista que representa cada vencimiento de la derrama.
Si abrimos cualquier vencimiento, podemos cambiar el día de emisión, el mes, el año y el importe. Esto nos permite especificar un día de cobro, mes e importe concreto para un propietario en concreto.
A medida que vayamos haciendo emisiones de recibos, las cuotas generadas irán desapareciendo, podemos saber desde esta ficha, si se han emitido las cuotas a un propietario en concreto.