Introducción
Haga clic aquí si desea acceder al vídeo de la emisión de recibos.
A menudo, nos encontramos que los términos emisión de recibos y domiciliación de recibos son confundidos debido a que se realizan de forma conjunta. Es importante saber distinguir claramente cada uno de ellos.
Emisión de recibos: Es el proceso de creación de los recibos de uno, varios o todos los inquilinos.
Domiciliación de recibos: Es el proceso de creación de los ficheros de cobro que se envían al banco, es decir, la remesa que se envía al banco. No todos los recibos que se emiten se llevan al banco ya que aquellos cuya forma de cobro es Pasan por despacho o Transferencia, no se incluyen en la domiciliación.
Al efectuar la emisión de recibos con Adminet, realmente se están ejecutando cinco procesos, encadenados uno detrás de otro y en este orden.
Emisión de recibos.
Emisión de facturas de alquiler (siempre que haya facturas para emitir).
Envío de avisos de facturas de alquiler (siempre que se hayan emitido facturas de alquiler. Es opcional y puede prescindirse de su uso).
Envío de avisos de emisión de recibos (es opcional y puede prescindirse de su uso).
Domiciliación de recibos (siempre que en la emisión de recibos haya recibos para domiciliar).
Proceso
Emisión de recibos
Para efectuar una emisión de recibos, se debe acceder al menú Procesos y hacer clic en el botón Emisión de recibos, escogiendo luego la opción Arrendadores.
Se abre el asistente de emisión de recibos. En la primera ventana, debe especificar la fecha de emisión. El programa propone, por defecto, la fecha más próxima en que se deben emitir recibos a partir de la fecha actual. Puede cambiarla si lo desea.
Debe indicar también si desea emitir recibos de un arrendador concreto o de todos.
El siguiente paso muestra una lista con los recibos que se van a generar. Adminet analiza, para cada uno de ellos, si el recibo que va a emitir es consecutivo al último que se emitió para ese mismo inquilinos. Si detecta que se ha omitido la emisión del recibo anterior, mostrará la línea del recibo actual en color rojo. Puede ver un ejemplo en la siguiente imagen. Se debe comprobar si es correcta esta emisión antes de continuar. Desde el botón Vista previa, puede obtener un informe de los recibos que se van a generar.
Al hacer clic en Siguiente, se analizan los recibos correspondientes a inquilinos que tienen el contrato vencido. Estos recibos no serán incluidos automáticamente en la emisión, sino que serán informados en una lista aparte para que sea el propio usuario el que decida si quiere emitirlos o no.
Al hacer clic en Siguiente, finaliza la emisión. El programa muestra esta ventana.
Emitir facturas de alquileres
Este botón permite generar las facturas de alquiler a aquellos inquilinos que lo tengan así indicado en su ficha de contrato de alquiler.
Al hacer clic en el botón, se abre el asistente de emisión de facturas de alquiler.
Haga clic aquí si desea acceder a la ayuda sobre las facturas de alquiler.
Envío de avisos de facturas de alquiler
Este proceso permite enviar una notificación a los inquilinos, adjuntando la factura de alquiler emitida.
Los avisos se generan desde un asistente que es activado automáticamente tras el proceso de emisión de facturas de alquiler.
También se puede ejecutar desde la ficha de la emisión de facturas de alquiler, como puede ver en la siguiente imagen.
Al hacer clic en el botón, se abre el asistente de envío.
A partir de este punto el asistente sigue el mismo procedimiento que los demás asistentes de notificaciones.
Aviso de emisión de recibos
Este proceso permite enviar una notificación a los inquilinos, indicando que ha puesto en circulación los recibos del mes en curso y que pueden pasar por el despacho a pagar o hacer la transferencia. También puede avisar a los que pagan por Domiciliación bancaria.
Los avisos se generan desde un asistente que es activado automáticamente tras el proceso de emisión de recibos y cuya primera ventana permite filtrar los recibos a notificar según su forma y su estado de cobro.
También se puede ejecutar desde la ficha de la emisión de recibos, como puede ver en la siguiente imagen.
Al hacer clic en el botón, se abre el asistente de envío.
A partir de este punto el asistente sigue el mismo procedimiento que los demás asistentes de notificaciones.
Domiciliación de recibos
Si en la emisión hay recibos cuya forma de cobro sea Domiciliación bancaria, al Finalizar la emisión y los demás asistentes, se abre el asistente de Domiciliación de recibos. En la primera ventana debe especificar una fecha de ejecución de cobro de los recibos y la carpeta donde guardar los ficheros SEPA. En relación a las fechas, debe tener en cuenta que:
Si la fecha de emisión es posterior a la fecha actual (ha emitido recibos futuros) el sistema propondrá como fecha de ejecución de cobro la misma que indicó en la emisión de recibos
Si la fecha de emisión es anterior a la fecha actual (ha emitido recibos pasados) el sistema propondrá como fecha de ejecución de cobro la fecha actual ya que entiende que le interesa cobrar lo antes posible estos recibos.
En ambos casos puede cambiar esta fecha.
Una vez establecida la fecha y la carpeta, la siguiente pantalla muestra una lista con todos los recibos que se van a domiciliar (siempre de la emisión actual). Puede desmarcar aquellos que no desee enviar al cobro.
Si se diera el caso de que alguno de los inquilinos con domiciliación bancaria tuviera algún recibo pendiente de emisiones anteriores, el sistema mostrará una lista estos inquilinos morosos, proponiendo no incluir estos recibos en la domiciliación.
Es importante tener en cuenta que si no selecciona los recibos en esta ventana, no se van a enviar al cobro.
En el caso de que un contrato tenga algún recibo marcado como reclamado judicialmente, sus recibos pendientes no serán incluidos automáticamente en la domiciliación, sino que serán informados en una lista aparte para que sea el propio usuario el que decida si quiere domiciliarlos o no.
A continuación, se analiza si alguno de los recibos corresponde a un inquilino cuyo contrato esté vencido. Por defecto no son domiciliados, mostrándolos en una lista aparte para que sea el usuario el que decida si los incluye o no.
Si se da el caso de que alguno de los administradores se administre con cuenta bancaria del administrador, se mostrará una pantalla como la siguiente donde permite establecer la cuenta de ingreso de los recibos.
Desde el botón Cambiar distribución de importes... puede cambiar la distribución a ingresar en cada banco. Hay dos opciones, Llevar a cada cuenta los recibos cuyo pagador esté en el mismo banco o Distribuir importes por cuentas de forma manual.
Haga clic aquí para ver cómo funciona el botón Cambiar distribución de importes.
Con esto ha finalizado el proceso de emisión y domiciliación de recibos. El asistente generará el fichero o ficheros de remesas correspondientes y abrirá una ventana de Windows con los ficheros generados para que sean subidos al banco.
Quedará abierta la ventana de la ficha de la emisión de recibos, que permitirá efectuar otros procesos relacionados con la misma.