Existe una antigua costumbre, en el sector de a administración de fincas, consistente en cobrar a los inquilinos en cada recibo el concepto de gastos de emisión (o cobranza, gastos de domiciliación, etc.). La idea es repercutir al inquilino lo que cobra el banco por la gestión de ese recibo (aproximadamente entre 0,40 y 1 euro por recibo). Así se consigue que la remesa de recibos la paguen los inquilinos y no represente un coste por parte del administrador.
Antes de que decida incluir este concepto de gastos de emisión en sus recibos de alquiler, le proponemos las siguientes reflexiones.
Ninguna de las empresas que llevan remesas de recibos al banco cobra a sus clientes por domiciliar el pago de sus facturas. Y estamos hablado de compañías que generan muchos más recibos que un administrador (compañías eléctricas, de telefonía, aseguradoras, etc.). ¿Por qué sí debería hacerlo un administrador de fincas?
Si un inquilino decide ahorrar esos gastos de emisión (entre 0,40 y 1€) y acudir a pagarlo en persona al despacho, ¿qué coste tiene para el administrador? Como mínimo, el espacio físico en el despacho para atenderle, el sueldo de la persona que le atenderá y el recibo que le deberá imprimir como justificante de pago. Seguro que supera los dos euros de largo. Bastante más caro que el coste bancario. Entonces, ¿no se debería beneficiar al que paga por domiciliación y cobrarle al que no?
Si después de estas reflexiones se decide continuar con la aplicación de estos gastos, cabe plantear otras cuestiones.
La factura de alquiler que envía el administrador al inquilino, quien la emite realmente es el arrendador. Lo correcto es que no contenga esos gastos de emisión, que pertenecen al administrador.
Si la factura de alquiler no coincide con el importe del recibo, el inquilino pedirá explicaciones. Cuando se le explique que se le cobra por domiciliar el pago puede:
Aceptarlo sin más.
Decidir pagar presencialmente en el despacho del administrador o mediante transferencia.
Pedir que se le envíe una factura o comprobante de esos gastos bancarios para incluirlos en su contabilidad.
Si se opta por esta última opción, lo primero que se piensa es añadir a la factura de alquiler esos gastos. Entonces debemos pensar que:
La factura de alquiler es la misma para el inquilino y para el arrendador. ¿Qué le parecerá al arrendador emitir una factura de la que no cobra la totalidad y que incluye unos suplidos que son para el administrador?
Existen facturas de gestoría, abogados, etc., que incluyen pagos a terceros. En estos casos, cuando se envía la factura al cliente, se le adjuntan los comprobantes de los pagos realizados. ¿Qué comprobante se le va a enviar por esos gastos bancarios?
Además, la entidad bancaria factura los gastos al administrador y éste los declara, deduciéndose el IVA. En cambio se pretende repercutir y cobrar esos gastos como un importe exento de IVA. Se debería consultar con un asesor fiscal si esta práctica es correcta. Posiblemente responderá que se debe:
Cobrar el IVA de esos gastos, emitir la correspondiente factura y remitirla al inquilino.
Declarar todas esas facturas en el IVA del administrador. Puede tratarse de ciento o miles de facturas anuales, dependiendo del volumen. En cambio el importe facturado no será significativo con respecto al volumen de facturación del despacho.
Es posible que después de estas reflexiones decida no aplicar gastos de emisión en los recibos de alquiler, pero si aún decide hacerlo, le avisamos que si se activa la opción de que esos gastos se informen en la factura de alquiler que emite el arrendador al inquilino:
Si se gestiona el IVA del arrendador desde adminet, esos gastos aparecerán como ventas exentas de IVA, pudiendo incluso alterar (aunque en muy poco) el cálculo de la prorrata.
Si el arrendador gestiona su propio IVA puede tener problemas con la Agencia Tributaria en caso de una inspección, ya que sus facturas no coincidirán con las ventas declaradas.