El Procedimiento de asociación de factura toma los datos extraídos del documento (ya sea por el Análisis del contenido de facturas o por Docuware) e inicia el siguiente proceso.
Paso 1. Analiza si entre los datos localizados se encuentran el NIF del receptor y el número de póliza.
Si no tiene el NIF del receptor ni el número de póliza, registra un aviso en el documento y no lo procesa.
Si tiene el NIF del receptor, comprueba si existe dicho NIF en adminet.
Si no lo encuentra o si lo encuentra en más de una entidad (comunidad, macrocomunidad, arrendador, perceptor o administrador) registra un aviso en el documento y no lo procesa.
Si lo encuentra, y también tiene el número de póliza del documento, comprueba entre los seguros y mantenimientos de la entidad si tiene esa misma póliza de ese industrial.
Si lo tiene, se guarda esa información y continúa en el paso 2.
Si no lo tiene, registra un aviso en el documento y no lo procesa.
Si lo encuentra pero no tiene el número de póliza del documento, continua en el paso 2.
Si no tiene el NIF del receptor pero tiene el número de póliza:
Localiza en cuantas entidades tiene el industrial registrado ese número de póliza.
Si no lo tiene en ninguna o si lo tiene en más de una, registra un aviso en el documento y no lo procesa.
Si sólo lo tiene en una entidad, se guarda esa información y continúa en el paso 2.
Paso 2. Analiza si entre los datos localizados se encuentran la fecha de expedición, el número de factura y el importe total.
Si no están identificados estos 3 valores, la factura queda para una identificación manual.
Si sí están identificados:
Localiza, dentro de las facturas en que coinciden el receptor y el industrial del documento y que no tienen documento adjunto, aquellas que son del mismo importe y que cumplen estos requisitos:
Que la fecha de emisión sea igual o posterior a la fecha de expedición del documento que se está procesando.
Que el número de factura coincida con el del documento que se está procesando o que esté vacío.
Si únicamente se ha localizado un registro de factura que cumple estas condiciones, adjunta el documento al registro de la factura.
Si ha localizado más de un registro de factura que cumple estas condiciones, mira si en alguna de ellas coincide el número de factura.
Si lo encuentra, adjunta el documento al registro de la factura.
Si no lo encuentra, busca, entre las seleccionadas aquella cuya fecha de emisión cumpla estas condiciones:
ser igual o superior, hasta un máximo de 20 días a la fecha de expedición extraída del documento.
ser la más cercana a la fecha de expedición extraída del documento. Puede ver Ejemplos de comparaciones de fecha de expedición al pie de este documento.
Si alguna cumple estos requisitos, adjunta el documento al registro de la factura.
Si ninguna cumple estos requisitos, entonces da de alta un nuevo registro de factura con las siguientes características:
La entidad correspondiente al NIF localizado en el paso 1.
Las líneas de gasto establecidas en el seguro o mantenimiento localizado en el paso 1.
Fecha de expedición, número de factura e importe total extraídos del documento.
Documento de la factura.
En el caso de que un registro de factura se genere mediante este procedimiento o se le adjunte un documento, esta acción será informada en la pestaña Comentarios del propio registro de la factura.
Ejemplos de comparaciones de fecha de expedición
La fecha de expedición extraída del documento es 1 de febrero.
Si se encuentran registros de facturas con fecha 1 de enero, 15 de enero y 25 de enero, no se asociará el documento a ninguna de ellas ya que la fecha de todas ellas es anterior a 1 de febrero.
Si se encuentran registros de facturas con fecha 15 de enero, 15 de febrero y 15 de marzo, se asociará el documento a la del 15 de febrero, ya que su fecha es superior a 1 de febrero, es la más cercana y la supera en menos de 20 días.
Si se encuentran registros de facturas con fecha 1 de marzo, 1 de abril y 1 de mayo, no se asociará el documento a ninguna de ellas ya que aunque su fecha es superior a 1 de febrero, la superan en más de 20 días.