Asistente de envío de liquidaciones de alquileres
- Enric Arasanz
Introducción
El asistente de envío de liquidaciones se encarga del envío de las liquidaciones y sus comprobantes por correo electrónico, para aquellos arrendadores y perceptores de reparto que así lo deseen. Para los que no deseen correo electrónico se imprimirán en papel las liquidaciones y sus comprobantes.
En la sección Configuración de las fichas de arrendador y perceptor se especifica qué documentos de las liquidaciones se le desea remitir.
Haga clic aquí para acceder a la ayuda de la configuración del arrendador.
Haga clic aquí para acceder a la ayuda de la configuración del perceptor de reparto.
Por otra parte, en la pestaña Envío notificaciones de la ficha del contacto correspondiente al arrendador, se determina de qué forma se le enviará la documentación.
Si se especifica una forma de envío, se dará preferencia a ésta por delante de la que se escoja en el asistente.
Si no se ha especificado ninguna forma de envío, se enviará según se indique en el asistente de envío.
Funcionamiento del proceso
La primera ventana del asistente muestra una lista con las liquidaciones que incluye la emisión.
Por defecto todas están seleccionadas para su envío. Puede desmarcar aquellas que no desee enviar o imprimir.
La siguiente ventana solicita la plantilla de notificación a usar. También pide las formas de notificar y el orden de prioridad en que se desea notificar.
En el ejemplo, se usarán las formas de envío E-mail y correo postal, por este orden. Con esta selección, el envío, para cada arrendador funcionará del siguiente modo:
Si en la ficha del contacto se ha escogido una forma de envío determinada, será ésta la que se use.
Si en la ficha del contacto no se ha escogido una forma de envío determinada,
Si el arrendador o perceptor dispone de dirección de correo electrónico, se le enviará por e-mail, al tener preferencia por delante del correo postal.
Si el arrendador o perceptor no dispone de correo electrónico, se le enviará por correo postal.
La siguiente ventana del asistente, muestra los envíos que se realizarán, habiendo escogido ya la forma de envío para cada destinatario. En la parte izquierda de la ventana, puede todavía desactivar aquellos a los que no quiera realizar el envío.
A continuación, el asistente le permite editar y modificar la plantilla de notificación, por si quiere personalizar el texto para este envío. Por ejemplo puede incluir la fecha de cierre de la liquidación o añadir algún comentario específico para este envío.
La siguiente ventana le pide el asunto para los correos electrónicos, el emisor y la impresora para aquellos envíos que se vayan a imprimir.
Al hacer clic en Siguiente, se procesa el envío, mostrándose esta ventana al finalizar el proceso.
Combinaciones de envío de liquidaciones de arrendador y perceptores de reparto
El asistente de envío de liquidaciones de arrendador, enviará las liquidaciones según la configuración de la ficha del arrendador. En cambio, el asistente de envío de liquidaciones de perceptor, enviará las liquidaciones según la configuración de la ficha del perceptor.
Si el saldo de una hoja de liquidación no tiene perceptores, se le remitirá al propio arrendador según se haya configurado en su ficha.
Si el saldo de una hoja de liquidación se reparte a uno o varios perceptores, el envío de las liquidaciones abre un abanico de posibilidades superior. Se le remitirá al arrendador y al perceptor, según las opciones configuradas en sus respectivas fichas. Esta combinación permite:
Desactivar las casillas de la ficha del arrendador, si se desea realizar únicamente el envío de las liquidaciones al perceptor o perceptores.
Desactivar las casillas de la ficha del perceptor, si se desea realizar únicamente el envío de las liquidaciones al arrendador.
Tener activadas las casillas en ambas fichas (arrendador y perceptor) si se desea, además de enviarlas al perceptor o perceptores, remitir una copia al arrendador.
Haga clic aquí para acceder a la ayuda de la configuración del arrendador.
Haga clic aquí para acceder a la ayuda de la configuración del perceptor de reparto.
Envío de liquidaciones filtrando por forma de pago
Entre las columnas de la ventana del asistente que muestra las liquidaciones que se van a enviar, sen encuentran las que determinan la forma de pago.
Si quiere enviar únicamente las liquidaciones correspondientes a una forma de pago, puede hacer lo siguiente:
Haga clic en el botón Marcar y escoja Desmarcar todos.
Con el selector de contenido, filtre la lista, escogiendo la forma de pago que desea enviar. Haga clic aquí para ver cómo funciona el selector de contenido de una columna.
Haga clic en el botón Marcar y escoja Marcar todos. Se marcarán únicamente los que tiene en esa vista.
Haga clic en Siguiente para continuar con el envío.
Envío de liquidaciones adjuntando documentos
En el caso de que se haya configurado la ficha del arrendador o perceptor para que se le adjunten los documentos asociados a facturas de honorarios, de industriales o de cobros pagos, estos se fusionan en un documento pdf único por cada una de las liquidaciones que se adjuntan en el correo electrónico, como puede verse en el siguiente ejemplo.
Contenido desarrollado por Pragma Informática. Todos los derechos reservados.