Recibos con forma de cobro "Compensación adminis vertical"
- Enric Arasanz
Introducción
Para qué sirve
Adminis dispone de formas de cobro, (llamadas de cuentas internas) que permiten dar como cobrado un recibo de horizontal y cargarlo a su vez en una cuenta de cliente de vertical administrada por el mismo administrador.
ADMINET Vertical está en estos momentos en desarrollo y por lo tanto todavía no es posible realizar el cargo en la cuenta del propietario de vertical de estos recibos. Cuando esté operativo, existirá una nueva forma de cobro que permitirá este cargo en otra cuenta administrada. Mientras tanto, se utiliza esta forma de cobro para aplicarla en aquellos recibos de adminet que deban ser cargados en liquidaciones de propietarios cuya administración se realiza con adminis vertical.
Se ha diseñado un procedimiento mixto (ADMINET y ADMINIS) para que, de forma provisional, se puedan cargar estos recibos en las correspondientes liquidaciones de vertical.
Condiciones de aplicación
La forma de cobro Compensación adminis vertical se puede escoger en la pestaña Formas de cobro de la ficha del contrato de propiedad.
Esta forma de cobro estará disponible cuando se den las siguientes condiciones:
Que el el administrador tenga activado el enlace contable.
Que la comunidad a la que pertenece el propietario trabaje con cuenta del administrador.
Esquema de funcionamiento
Los rasgos principales del procedimiento son los siguientes:
Los recibos que se emitan con esta forma de cobro serán considerados como cobrados de forma automática.
Los recibos se podrán imprimir para adjuntarlos a la liquidación de vertical.
El cobro de estos recibos generará cobros-pagos individuales que aparecerán en la liquidación. Estos cobros pagos individuales estarán asociados a un movimiento interno, es decir no aparecerán asociados a ningún movimiento de caja ni de banco.
Cuando se realice la exportación a la contabilidad (Procesos / Realizar enlace contable), se dará también el recibo como cobrado, siendo cargado contablemente en la cuenta contable que se indique en la ficha del contrato de propiedad. Además se creará un fichero con la información de los gastos que hay que registrar contablemente en adminis vertical a través de la opción de menú Maestros / Importar cobros/pagos desde adminet.
Funcionamiento detallado
El procedimiento diseñado para cargar los recibos de comunidades (en ADMINET) en las liquidaciones de vertical (en ADMINIS) se compone de dos partes, una a procesar en ADMINET y otra a procesar en ADMINIS.
Proceso en ADMINET
Ficha de comunidad / Contratos de propiedad
Los contratos de propiedad cuya forma de cobro en adminis hubiera sido de Cuentas internas, deberá tener activa en adminet la de Compensación adminis vertical.
Al escoger esta forma de cobro se solicitan los siguientes datos:
Cuenta contable: Debe indicar la cuenta transitoria que servirá para contabilizar el cobro de los recibos de este contrato de propiedad. Cuando en adminis se contabilice el gasto en la finca, se utilizará esta misma cuenta, de modo que quedará saldada. Si lo desea puede usar la misma cuenta transitoria para todos los contratos de propiedad que usen la forma de cobro Compensación adminis vertical.
Propietario/Finca: Debe indicar el código de la finca de adminis vertical en cuya liquidación se debe registrar el recibo como un gasto. El formato del código es PPPFF, siendo PPP el código de propietario y FF el código de finca. Debe cumplimentar los 5 dígitos, tal y como se ven en la ficha de la finca, sin el punto de separación entre el código de propietario y el de finca.
Si el recibo no corresponde a una finca que se administre en vertical, pero se deba cargar en la liquidación de un propietario, indique su código en formato PPP00, siendo PPP el código de propietario y 00 un valor fijo.
No utilice este formato si el propietario está identificado en su ficha de vertical como "Comunidad de bienes" o si liquida por finca con gestión de saldo por finca, ya que estos gastos no se liquidarían.
Debe asegurarse bien del código asignado, ya que no existe la posibilidad, por parte de adminet, de verificar que el dato introducido sea correcto.
Emisión de recibos / Contabilización
El proceso de emisión de recibos, cuando contabilice, dará esos recibos por cobrados.
Emisión de recibos / Impresión de recibos
Cuando finaliza la emisión de recibos, adminet deja abierta la ficha de la emisión realizada. En este momento se puede realizar la impresión de los recibos emitidos.
El proceso de Impresión de recibos propone inicialmente la impresión de los recibos cuyo estado sea Pendiente (no han sido registrados como cobrados) y cuya forma de cobro sea Pasan por despacho , Pasan por portería e Ingreso en cuenta/Transf.
La impresión de estos recibos queda a criterio del administrador, aunque es más cómodo realizar la impresión de los recibos en el momento de contabilizarse el cobro de los mismos.
Si se desea realizar la impresión de los recibos con forma de cobro Compensación adminis vertical, debe seleccionarse el estado Cobrados y la forma de cobro Compensación adminis vertical. De este modo los recibos podrán acompañarse como justificantes del gasto en la liquidación de vertical.
Procesos / Realizar enlace contable
El procedimiento Procesos / Realizar enlace contable, en el caso de existir recibos con forma de cobro Compensación adminis vertical:
Generará un asiento con dos apuntes por cada cobro / pago:
Un debe en la cuenta contable de compensación indicada en la forma de cobro del contrato de propiedad.
Un haber en la cuenta de fondos de la comunidad.
Creará un archivo con la información de los cargos que se deben efectuar en las fincas de vertical.
Proceso en ADMINIS
Importar cobros/pagos desde adminet
Se accede a esta opcion desde el menú Maestros.
La ventana que se muestra permite escoger el archivo que contiene los pagos a registrar.
Seleccione el archivo y haga clic en Importar.
Este proceso:
Generará, en adminis vertical, un cobro/pago por cada concepto que tuviera el recibo en adminet. En la ampliación de concepto se indicará el concepto del recibo y el departamento de la comunidad.
Por cada cobro/pago generará un asiento en la contabilidad de adminis con dos apuntes:
Un debe en la cuenta contable de fondos del propietario o finca indicado en la casilla Propietario/finca de la forma de cobro del contrato de propiedad.
Un haber en la Cuenta contable de compensación indicada en la forma de cobro del contrato de propiedad.
Si los dos procesos (Enlace contable en adminet e Importación de los cobros / pagos en adminis) se han realizado, la cuenta contable de compensación debe tener saldo cero. Si tiene saldo significa que alguno de los dos procesos no se ha realizado.
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