Regularizar saldos con los propietarios por diferencia entre gastos del ejercicio y cuotas emitidas
- Enric Arasanz
Introducción
Antes de avanzar en la lectura de este documento, conviene recordar que en las liquidaciones de gastos e ingresos, se debe distinguir entre el saldo de liquidación y el saldo a regularizar.
Saldo de liquidación: Es el resultado de sumarle al saldo final de la liquidación anterior los ingresos por recibos y restarle los gastos aplicados a cada departamento en la liquidación presente. Será el saldo de partida para la siguiente liquidación.
Saldo a regularizar: Es el importe que se cobrará o pagará al copropietario en concepto de saldo de liquidación.
Existen dos métodos para establecer el importe del saldo a regularizar.
Saldo anterior, más ingresos, menos gastos: El saldo a regularizar será igual al saldo de liquidación más los recibos pendientes que se hayan cobrado entre la fecha de emisión de la liquidación y la de aprobación. Además, si el saldo es negativo y se opta por no compensar los recibos pendientes, emitiendo el recibo de saldo por la diferencia entre el saldo de liquidación y los recibos pendientes de cobro, al cálculo anterior se le restará el importe de los recibos pendientes en el momento de aprobar la liquidación.
Diferencia entre gastos del ejercicio y cuotas satisfechas: El saldo a regularizar será igual a los gastos aplicados a cada departamento menos los ingresos por cuotas satisfechas. No se tiene en cuenta el saldo anterior.
En este documento se expone cómo regularizar los saldos por diferencia entre los gastos del ejercicio y las cuotas satisfechas.
Configuración en ficha de comunidad
Para aplicar este cálculo en el saldo a regularizar, debe acceder a la ficha de la comunidad o macrocomunidad y acceder al apartado Configuración. En la casilla Regularización basada en escoja Saldo según presupuesto.
A continuación, puede ver un ejemplo de las fichas de comunidad y macrocomunidad.
Emisión de la liquidación
La liquidación ordinaria guarda el tipo de liquidación (Gastos e ingresos o Sólo gastos) y el tipo de regularización (Saldo según liquidación o Saldo según presupuesto) existente en la ficha de la comunidad o macrocomunidad en el momento de generarla.
Si el tipo de regularización es Saldo según presupuesto guarda en la ficha de la liquidación los datos relevantes para poder aprobarla. También guarda y deja disponible para la el informe de resumen de la liquidación los siguientes valores por cada departamento:
Total de recibos ordinarios emitidos: Corresponde al importe de las cuotas ordinarias y otras cuotas ordinarias extras emitidas en el periodo liquidado.
Saldo según presupuesto: Es la diferencia entre el total del recibos ordinarios emitidos y los gastos aplicados al departamento.
Aprobación de la liquidación
Inicio y opciones de regularización de saldos
Si el tipo de regularización es Saldo según presupuesto al abrir el asistente, se muestra la siguiente ventana. En ella se solicita cómo desea tratar los saldos individuales positivos y negativos.
Para departamentos con saldo positivo o acreedor.
Dejar el saldo pendiente. No se hace nada con dicho saldo. Se trata de un saldo de continuidad.
Utilizar el saldo para cobrar futuros recibos. A medida que se vayan emitiendo nuevos recibos al departamento, se van a ir dando como cobrados, descontando el importe del saldo pendiente.
Devolver saldo a los propietarios. Adminet devolverá el saldo a regularizar generando un archivo de transferencias SEPA, cuya fecha de emisión y contabilización se pide por pantalla.
Para departamentos con saldo negativo o deudor.
Dejar el saldo pendiente. No se hace nada con dicho saldo. Se trata de un saldo de continuidad.
Generar cuota por el saldo. Si activa esta casilla, se generará cuota de recibo para cobrar el saldo a regularizar.
Si ha activado la opción Generar cuota por el saldo la siguiente ventana del asistente solicita si la cuota de saldo se emite junto a la cuota ordinaria o en recibo independiente. Además permite indicar si quiere fraccionar esa cuota en varios recibos.
Verificación de saldos individuales y decisión de regularización por departamento
La siguiente ventana muestra el resumen de departamentos, con los datos resultantes de la liquidación.
A continuación, se detalla la información más relevante de esta ventana:
Cuota actual: Importe de la cuota que está pagando cada departamento.
Total recibos emitidos: Importe de las cuotas ordinarias y otras cuotas ordinarias extras emitidas durante el periodo liquidado, independientemente de si se han cobrado o no.
Total gastos: Suma de los gastos asignados a cada departamento en función del coeficiente a aplicar para cada uno de ellos.
Saldo: Saldo a regularizar. Total de recibos emitidos - Total gastos.
Cuota saldo: Es el importe del saldo que se regularizará, dependiendo de los valores que se asignen en las casillas Número de veces y Forma.
Forma: Es la opción escogida para cada departamento, dependiendo de si el valor de la columna Saldo resulta positiva o negativa.
Es importante que verifique la forma de tratar el saldo escogida para todos los departamentos es la que usted desea.
Haciendo doble clic sobre una línea, se muestra una ventana en la que puede cambiar el tratamiento del saldo para este departamento.
Finalizar la aprobación
Si hace clic en Finalizar, le solicita confirmación, tras la cual se realiza el proceso de aprobación.
Ficha de la liquidación
La ficha de la liquidación, si el tipo de regularización es Saldo según presupuesto muestra las columnas Recibos ordinarios emitidos, Gastos ordinarios y Saldo según presupuesto.
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