Configurar ficha de Empresa

Introducción

El primer paso para poner en marcha Adminet Comunidades es configurar la ficha de Empresa. Esta ficha almacena datos de su administración de fincas que ayudan a adminet a saber de que forma desea usted realizar los diferentes procesos, sin tener que preguntárselo cada vez.

A la ficha de Empresa se accede desde el menú Configuración, haciendo clic en el botón Empresa.

Open

A partir de aquí, diferenciaremos el caso de que usted ya haya puesto en marcha otros módulos de adminet, como Incidencias o Comunidades o si es la primera vez que pone en marcha Adminet.

Si ya ha puesto en marcha otros módulos de adminet

En este caso debe ir a las siguientes secciones de la ficha de Empresa.

Imágenes y logos

Open

Debe cumplimentar los datos remarcados en la imagen anterior. La ubicación de esos datos puede variar si usted dispone también del módulo de Alquileres o si sólo dispone del de Comunidades.

Imagen para plantillas. La mayor parte de las plantillas de textos correspondientes a cartas de comunicación del módulo de comunidades incorporan, en la parte superior izquierda el logotipo. Algunas, en su lugar, incorporan un campo de combinación que se sustituye por la imagen guardada en este cuadro. De este modo, colocando la imagen en esta ficha, se ahorrará tener que modificar esas plantillas de texto para insertar esta imagen.

Cabecera para las liquidaciones y presupuestos de comunidades. El diseño de la liquidación de comunidades incluye un espacio en la parte superior (de izquierda a derecha del documento), que será ocupado por la imagen o texto que usted incorpore en esta ficha. Haga clic en Abrir y diseñe cómo quiere que sea la cabecera de su liquidación. Puede insertar imágenes y texto.

Pie para las liquidaciones y presupuestos de comunidades. El diseño de la liquidación de comunidades incluye un espacio en la parte inferior (de izquierda a derecha del documento), que será ocupado por la imagen o texto que usted incorpore en esta ficha. Haga clic en Abrir y diseñe cómo quiere que sea el pie de su liquidación. Puede insertar imágenes y texto.

Gestión de recibos

Debe cumplimentar los datos remarcados en la imagen anterior situados en la pestaña Comunidades de la sección Gestión de recibos.

Cargos por gestión de recibos en comunidades con cuenta del administrador. En este cuadro se divide en dos partes:

• Por devolución bancaria. Indique el importe de los gastos que quiere cargar, de forma automática, en  los recibos de comunidad que vengan devueltos.

• Por emisión de recibos. Puede personalizar el importe de los gastos que se cargará en cada uno de los recibos de comunidad que emita, en función de la forma de cobro establecida en dicho recibo.

Permitir domiciliar recibos de comunidades que se gestionan con cuenta bancaria propia en cuentas bancarias del administrador. Si activa esta casilla, se permitirá que pueda llevar la domiciliación de los recibos de comunidades con cuenta propia a una cuenta bancaria del administrador. Este método permite ofrecer a las comunidades las ventajas comerciales de que pueda gozar el administrador con la entidad bancaria, como por ejemplo la exención de gastos de domiciliación u otras que hubiera podido negociar con la entidad bancaria. Haga clic aquí para más información.

Enlace contable

Si realiza el enlace contable de sus operaciones económicas con contabilidad, deberá cumplimentar los datos remarcados en la imagen anterior. La ubicación de esos datos puede variar si usted dispone también del módulo de Comunidades o si sólo dispone del de Alquileres.

Cuenta contable anticipos de recibos. Indique la cuenta de su contabilidad en la que quiere guardar el importe del dinero recibido de los copropietarios en concepto de anticipo de recibos que todavía no ha emitido.

Cuenta contable para registrar los cobros y pagos de comunidades con cuenta propia realizados por caja o por cuenta del administrador. Esta cuenta sólo se usa si alguna de sus comunidades se administra con cuenta bancaria propia y por lo tanto las domiciliaciones las cobra directamente en su cuenta. En el caso de que usted pague de su bolsillo (ya sea por caja o banco) algún gasto de esta comunidad o bien cobre algún recibo en efectivo o por transferencia, deberá regularizar cuentas con esa comunidad. En esta casilla debe indicar en que cuenta contable registrará estas operaciones.

Si es la primera vez que pone en marcha adminet

En esta caso lo más conveniente es ver, en el vídeo correspondiente a la configuración inicial de adminet, la parte correspondiente a la configuración de la ficha de Empresa y tener en cuenta también los datos documentados en el capítulo anterior.

Para ver el vídeo de configuración inicial de adminet, haga clic aquí.