Dificultades habituales en la gestión documental y contable de facturas
Al intentar organizar una gestión documental sobre facturas de industriales y proveedores se presentan, principalmente, estas dificultades:
Sincronización de la llegada de las facturas con el registro y pago de las mismas
Las facturas que se pagan por domiciliación pueden llegar al despacho días o semanas después de registrarse el cargo bancario. Otras, en cambio, llegan antes de dicho cargo.
Las facturas cuyo pago se gestiona desde caja o mediante transferencia son recibidas generalmente antes o en el mismo momento de su pago. No obstante también es frecuente emitir una transferencia previa a la recepción de la factura.
Diferentes canales de recepción de las facturas
Los documentos correspondientes a las facturas pueden llegar al despacho por distintos canales:
Correo electrónico remitido por el emisor de la factura.
Descargando los pdf desde una página web. Pueden descargarse factura por factura o agrupados, dependiendo del emisor.
En papel, por correo ordinario.
Volumen de documentos a gestionar
El gran volumen de facturas a gestionar acentúa notablemente los problemas anteriores. La gestión de unas pocas facturas al mes se puede asumir con un poco de esfuerzo pero, cuando el volumen es elevado, es imprescindible incorporar herramientas que permitan agilizar el tratamiento de los documentos, el registro de las facturas en el sistema y su vinculación con pagos ya efectuados o su alta en la previsión de pagos.
Herramientas de adminet para la gestión documental y contable de facturas
Adminet aporta al administrador diversas herramientas para agilizar la gestión de pagos, la incorporación de los documentos digitalizados, su conversión en registros de factura y la asociación de los documentos con los registros de las facturas y sus pagos.
Herramientas contables
Extractos de norma 43
Adminet permite guardar los extractos de norma 43 de las cuentas bancarias y puntear cada movimiento con su correspondiente en los movimientos bancarios de adminet. Haga clic aquí para más información.
Punteo de extractos
El punteo de extractos identifica, en el extracto de norma 43 descargado del banco, los movimientos bancarios que han sido originados desde adminet (remesas de domiciliación bancaria, transferencias y cheques) y propone al administrador su punteo automático. Haga clic aquí para más información.
Identificación de pagos repetitivos
Se identifican los pagos repetitivos mediante la referencia facilitada por el industrial o proveedor (número de póliza, contrato, cliente…), registrando la factura y su pago. De este modo, aproximadamente el 85% de los apuntes se registran de forma automática, dejando únicamente a la identificación manual una pequeña parte de movimientos. Haga clic aquí para más información.
Identificación manual de pagos
Los pagos no repetitivos son identificados por el usuario desde el propio extracto bancario registrando, de una sola vez, la factura del industrial o proveedor y su pago. Haga clic aquí para más información.
Herramientas documentales
Almacenamiento y análisis de los documentos
Carpeta “Facturas a identificar”
Adminet dispone de un almacén o carpeta de documentos correspondientes a facturas pendientes de identificar.
Para cada factura se guarda el documento pdf recibido, al cual se añadirá una lista de datos en texto relacionados con dicha factura, como son: industrial, destinatario (nombre y NIF), número de factura, fecha de expedición, referencia Número de póliza, contrato, código de cliente), base imponible, IVA, importe total.
A medida que las facturas sean identificadas, se trasladarán a los registros de factura correspondientes y se eliminarán de esta carpeta.
Localización automática de facturas en los correos recibidos de proveedores
Se permite establecer una cuenta de correo específica para la recepción de facturas de modo que los archivos pdf adjuntos a los correos recibidos ingresan automáticamente en la carpeta de facturas a identificar. Haga clic aquí para más ver cómo establecer esta configuración.
Incorporación manual de facturas desde correos recibidos
Para facturas recibidas en correos electrónicos cuyo industrial no se ha podido localizar, se dispone de una opción para añadir la factura recibida a la carpeta “Facturas a identificar” e identificarla automáticamente. Haga clic aquí para más información.
Incorporación manual de facturas desde documentos
Para el caso de las facturas descargadas desde la página web del proveedor, se permite incorporarlas fácilmente en la carpeta de facturas a identificar. Haga clic aquí para más información.
Análisis del contenido de facturas
A petición del usuario y mediante un sistema de configuración de plantillas de facturas de proveedores, adminet analiza cada documento introducido en la carpeta “Facturas a identificar”, extrae sus datos en modo texto y los guarda junto a él.
Haga clic aquí para ver cómo se realiza el análisis del contenido de facturas.
Haga clic aquí para ver cómo configurar una plantilla de factura en pdf.
Incorporación de facturas desde Docuware
Docuware es un proveedor de servicios de digitalización de documentos que, además, extrae en texto determinados datos de los documentos procesados, de modo similar a como lo hace Adminet. Adminet conecta automáticamente con Docuware, descarga las facturas con los datos asociados y los integra en la carpeta “Facturas a identificar”. Haga clic aquí para más información acerca de la recepción de facturas desde Docuware.
Registro y vinculación de las facturas
Identificación automática de facturas
A petición del usuario se procesan, tanto las facturas analizadas por adminet, como las incorporadas desde Docuware. Por cada una de ellas, se localiza el registro de la factura en adminet si ya está introducido o lo crea si no lo está, adjuntándole el documento en ambos casos. Haga clic aquí para más información.
Identificación manual de facturas
Para todas las facturas que no han podido ser identificadas de forma automática, se dispone de un proceso que muestra el documento en pantalla junto a los datos extraídos en texto y las facturas registradas de ese industrial, permitiendo al usuario vincularlo con alguna de esas facturas o generar un nuevo registro de factura. Haga clic aquí para más información.