Gestión de comunidades con cuenta bancaria propia
- Enric Arasanz
Introducción
Adminet permite simultanear la gestión de comunidades con cuenta propia y comunidades con cuenta de administrador. También permite que en una misma comunidad la provisión de fondos, el fondo de reserva y las derramas independientes se lleven de formas distintas.
Por supuesto, también se pueden administrar todas las comunidades con cuenta propia o todas con cuenta de administrador.
En esta documentación se expone el método a seguir para la gestión de comunidades con cuenta propia.
Se incluyen explicaciones sobre los procesos que tienen comportamiento diferenciado si la comunidad tiene cuenta propia o si trabaja con cuenta de administrador.
Procedimiento de trabajo
Configuración de la comunidad
Dar de alta las cuentas bancarias en la ficha de la comunidad
En la sección Cuentas bancarias de la ficha de la comunidad deben darse de alta todas las cuentas cuyo titular sea la propia comunidad.
No añada en las cuentas bancarias de la ficha de la comunidad ninguna cuenta que sea del administrador.
Indicar que la comunidad se gestiona con cuenta propia
En la estructura de liquidación se indica si cada una de las liquidaciones de la comunidad se administra con cuenta propia de la comunidad o cuenta del administrador. Puede usar la misma o distintas cuentas para cada tipo de liquidación. También puede administrar, por ejemplo, el fondo de reserva con cuenta propia de la comunidad y los gastos ordinarios con cuenta de administrador.
Comportamiento de los procesos
Emisión y domiciliación de recibos
La emisión de recibos, aunque permite emitirlos comunidad por comunidad, no necesita emitir por separado los que corresponden a comunidades con cuenta propia. Por defecto, se emiten todos los recibos en una única emisión.
En el proceso de domiciliación de recibos, se incluyen todos los recibos de una misma emisión, no siendo necesario procesar la domiciliación comunidad por comunidad. Escogiendo todos los recibos de la emisión, el programa genera tantas domiciliaciones como cuentas destinataria haya (incluyendo la del administrador). En el nombre del archivo de domiciliación se incluye la dirección de la comunidad, como puede ver en la siguiente imagen.
Contabilización desde el extracto bancario
Descargando el extracto de la cuenta de la comunidad en formato norma 43, usted puede:
Registrar automáticamente y sin esfuerzo las domiciliaciones bancarias en esa cuenta, correspondientes a seguros y mantenimientos.
Contabilizar las devoluciones y cobros de recibos.
Registrar el pago de las facturas no vinculadas a seguros y mantenimientos.
Puntear los movimientos generados por adminet con los informados en el extracto (transferencias, remesas de recibos…).
Cobros desde caja o banco del administrador
Puede darse el caso de que, para una comunidad con cuenta bancaria propia, se realice alguna operación desde la cuenta bancaria del administrador o desde caja, en efectivo. En estos casos, debe informarse la operación, tal y como se ha realizado, ya que adminet incorpora un proceso de Regularización de saldos con terceros que se encarga de transferir esos importes entre el administrador y las comunidades. Haga clic aquí para ver cómo funciona este proceso.
Facturas de honorarios de administración
Para las comunidades que se administran con cuenta bancaria del administrador, al emitir las facturas de honorarios de administración éstas son cargadas automáticamente en la liquidación de las comunidades. En cambio si una comunidad se administra con cuenta bancaria propia la factura de honorarios , tras su emisión, queda pendiente de cobro, a la espera de que se procese la domiciliación de vencimientos del administrador generando el archivo SEPA y dando por cobradas estas facturas. Haga clic aquí para más información.
Pago de facturas de industriales
Las transferencias para pago de facturas de industriales de aquellas comunidades que se administran con cuenta bancaria propia se emiten desde la cuenta de cada comunidad. Del mismo modo que con la domiciliación de recibos, se emiten todas las transferencias juntas y adminet genera tantos archivos de transferencias como sean necesarios, incluyendo en cada archivo el nombre de la comunidad a la que pertenece.
Comisiones de facturas de industrial
Se admite que las facturas de industrial hacia una comunidad que se administra con cuenta bancaria propia incluya comisión. Adminet controla automáticamente si la factura se carga en una liquidación que va por cuenta propia, no permitiendo descontar la comisión del pago. Haga clic aquí para más información sobre las comisiones a industriales.
Para estos casos, se emite la factura de comisión al industrial, pero debe ser cobrada mediante el proceso Domiciliar vencimientos. Haga clic aquí para ver cómo.
Otras consideraciones
Gastos de emisión
La opción de aplicar gastos de emisión se limita únicamente a los recibos que se ingresan en la cuenta bancaria del administrador. Las comunidades que se administran con cuenta bancaria propia nunca aplican gastos de emisión.
Haga clic aquí para más información sobre la aplicación de gastos de emisión.
Gastos de devolución
Los gastos de devolución que se añaden a los recibos devueltos:
Si la comunidad se administra con cuenta de administrador, corresponden al administrador. Al cobrarlos se generan cobros del administrador.
Si la comunidad se administra con cuenta propia de comunidad, corresponden a la comunidad. Al cobrarlos se generan cobros individuales del propietario, ya que también se le habrá cargado el gasto de la devolución bancaria.
Haga clic aquí para más información sobre la aplicación de gastos de devolución.
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