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Dificultades habituales en la gestión documental y contable de facturas
Al intentar organizar una gestión documental sobre facturas de industriales y proveedores se presentan, principalmente estos problemas, estas dificultades:
Sincronización de la llegada de las facturas con el registro y pago de las mismas
Las facturas que se pagan por domiciliación pueden llegar al despacho días o semanas después de registrarse el cargo bancario. Otras, en cambio, llegan antes de dicho cargo.
Las facturas cuyo pago se gestiona desde caja o mediante transferencia son recibidas generalmente antes o en el mismo momento de su pago. No obstante también es frecuente emitir una transferencia previa a la recepción de la factura.
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Se identifican los pagos repetitivos mediante la referencia facilitada por el industrial o proveedor (número de póliza, contrato, cliente…), de modo que registrando la factura y su pago. De este modo, aproximadamente el 80% 85% de los apuntes se registran de forma automática, dejando únicamente a la identificación manual una pequeña parte de movimientos.
Identificación manual de pagos
Los pagos no repetitivos son identificados por el usuario desde el propio extracto bancario registrando, de una sola vez, la factura del industrial o proveedor y su pago.
Herramientas documentales
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