Factores que influyen en la gestión documental y contable de facturas
Al intentar organizar una gestión documental sobre facturas de industriales y proveedores se presentan, principalmente estos problemas:
Sincronización de la llegada de las facturas con el registro y pago de las mismas
Las facturas que se pagan por domiciliación pueden llegar al despacho días o semanas después de registrarse el cargo bancario. Otras, en cambio, llegan antes de dicho cargo.
Las facturas cuyo pago se gestiona desde caja o mediante transferencia son recibidas generalmente antes de su pago. No obstante también es frecuente emitir una transferencia previa a la recepción de la factura.
Diferentes canales de recepción de las facturas
Los documentos correspondientes a las facturas pueden llegar al despacho por distintos canales:
Correo electrónico remitido por el emisor de la factura.
Descargando los pdf desde una página web. Pueden descargarse factura por factura o agrupados, dependiendo del emisor.
En papel, por correo ordinario.
Volumen de documentos a gestionar
El gran volumen de facturas a gestionar acentúa notablemente los problemas anteriores. La gestión de unas pocas facturas al mes se puede asumir con un poco de esfuerzo pero, cuando el volumen es elevado, es imprescindible incorporar herramientas que permitan agilizar el tratamiento de los documentos, el registro de las facturas en el sistema y su vinculación con pagos ya efectuados o su alta en la previsión de pagos.
Herramientas de adminet para la gestión documental y contable de facturas
Adminet aporta al administrador diversas herramientas para agilizar la gestión de pagos, la incorporación de los documentos digitalizados, su conversión en registros de factura y la asociación de los documentos con los registros de las facturas y sus pagos.
Herramientas contables
Extractos de norma 43
Adminet permite guardar los extractos de norma 43 de las cuentas bancarias y puntear cada movimiento con su correspondiente en los movimientos bancarios de adminet.
Punteo de extractos
El punteo de extractos identifica, en el extracto de norma 43 descargado del banco, los movimientos bancarios que han sido originados desde adminet (remesas de domiciliación bancaria, transferencias y cheques) y propone al administrador su punteo automático.
Identificación de pagos repetitivos
Se identifican los pagos repetitivos mediante la referencia facilitada por el industrial o proveedor (número de póliza, contrato, cliente…), de modo que aproximadamente el 80% de los apuntes se registran de forma automática, dejando únicamente a la identificación manual una pequeña parte de movimientos.
Herramientas documentales
Localización automática de facturas en los correos recibidos de proveedores
Adminet localiza, en una cuenta de correo establecida específicamente para la recepción de facturas, los archivos pdf adjuntos a los correos, ingresándolos en la carpeta de identificación de facturas.
Incorporación manual de facturas en la carpeta “Identificación de facturas”
Para el caso de las facturas descargadas desde la página web del proveedor, se permite incorporarlas fácilmente en la carpeta de identificación de facturas.
Análisis automático de facturas introducidas en la carpeta “Identificación de facturas”
Sin intervención del usuario y mediante un sistema de configuración de plantillas de facturas de proveedor, adminet extrae datos en texto del propio documento y los guarda junto a él.
Incorporación de facturas desde Docuware
Docuware es un proveedor de servicios de digitalización de documentos que, además, extrae en texto determinados datos de los documentos procesados, de modo similar a como lo hace Adminet. Adminet conecta automáticamente con Docuware, descarga las facturas con los datos asociados y los integra en la carpeta “Identificación de facturas”
Identificación automática de facturas introducidas en la carpeta “Identificación de facturas”
Un proceso automático analiza, tanto las facturas analizadas por adminet, como las incorporadas desde Docuware, localiza el registro de la factura en adminet si ya está introducido o lo crea si no lo está, adjuntándole el documento en ambos casos.
Identificación manual de facturas introducidas en la carpeta “Identificación de facturas”
Para todas las facturas que no han podido ser identificadas de forma automática, se dispone de un proceso que muestra el documento en pantalla y las facturas registradas de ese industrial, permitiendo al usuario vincularlo con alguna de esas facturas o generar un nuevo registro de factura.
Identificación automática de facturas introducidas en la carpeta “Identificación de facturas”. Como funciona
se localiza en cada documento los datos necesarios para el registro de una factura (cliente, número y fecha de factura, número de póliza o contrato, base imponible, IVA, retención de IRPF e importe total). A continuación, localiza si ya existe el registro de la factura en la base de datos.
Si lo encuentra, asocia el documento a dicho registro de factura.
Si no lo encuentra y el número de contrato o póliza está introducido y vinculado al mismo cliente, da de alta el registro de la factura, dejándole el documento asociado.
Si la lectura de datos es incompleta o el número de contrato o póliza no está introducido en adminet, asocia los datos localizados al documento, dejándolo pendiente de una identificación visual.
El proceso de identificación de facturas permite facilitar y simplificar la gestión de facturas recibidas (en formato pdf) de industriales y proveedores, permitiendo:
Asociar el documento a una factura ya registrada (en comunidad, arrendador o administrador) tanto si está pagada como si está pendiente.
Informar de una nueva factura a partir de la vista del documento.
Las facturas que se van a procesar pueden ser cargadas en adminet de dos formas distintas:
Automáticamente. A partir del correo electrónico remitido por el industrial. Es necesario que éste remita las facturas, en formato pdf, a una cuenta de correo específica, que se encuentre informada en adminet como email para recepción de facturas.
Manualmente. Puede guardar las facturas recibidas en una carpeta y cargarlas en adminet a través del botón Importar carpeta.