Introducción
Adminet permite simultanear la gestión de comunidades con cuenta propia y comunidades con cuenta de administrador. También permite que en una misma comunidad la provisión de fondos, el fondo de reserva y las derramas independientes se lleven con de formas distintas.
Por supuesto, también se pueden administrar todas las comunidades con cuenta propia o todas con cuenta de administrador.
En esta documentación se expone el método a seguir para la gestión de comunidades con cuenta propia.
Se incluyen explicaciones sobre los procesos que tienen comportamiento diferenciado si la comunidad tiene cuenta propia o si trabaja con cuenta de administrador.
Procedimiento de trabajo
Configuración de la comunidad
Dar de alta las cuentas bancarias en la ficha de la comunidad
En la sección Cuentas bancarias de la ficha de la comunidad deben darse de alta todas las cuentas cuyo titular sea la propia comunidad.
Indicar que la comunidad se gestiona con cuenta propia
En la estructura de liquidación se indica si cada una de las liquidaciones de la comunidad se administra con cuenta propia de la comunidad o cuenta del administrador. Puede usar la misma cuenta o cuentas distintas para cada tipo de liquidación. También puede administrar, por ejemplo, el fondo de reserva con cuenta propia de la comunidad y lo ordinario con cuenta de administrador.
Comportamiento de los procesos
Emisión y domiciliación de recibos
La emisión de recibos, aunque permite emitirlos comunidad por comunidad, no necesita emitir por separado los que corresponden a comunidades con cuenta propia. Se emiten todos los recibos en una única emisión.
En el proceso de domiciliación de recibos, se incluyen todos los recibos de la emisión, no siendo necesario ordenar la domiciliación comunidad por comunidad. Escogiendo todos los recibos de la emisión, el programa genera tantas domiciliaciones como cuentas destinataria haya (incluyendo la del administrador). En el nombre del archivo de domiciliación se incluye la dirección de la comunidad.
Contabilización desde el extracto bancario
Descargando el extracto de la cuenta de la comunidad en formato norma 43, usted puede:
Registrar automáticamente y sin esfuerzo las domiciliaciones bancarias en esa cuenta, correspondientes a seguros y mantenimientos.
Contabilizar las devoluciones y cobros de recibos.
Registrar el pago de las demás facturas pagadas.
Puntear los movimientos generados por adminet con los informados en el extracto.
Cobros desde caja o banco del administrador
Puede darse el caso de que, para una comunidad con cuenta bancaria propia, se realice alguna operación desde la cuenta bancaria del administrador o desde caja, en efectivo. En estos casos, debe informarse la operación, tal y como se ha realizado, ya que adminet incorpora un proceso de Regularización de saldos con terceros que se encarga de transferir esos importes entre el administrador y las comunidades. Haga clic aquí para ver cómo funciona este proceso.
Facturas de honorarios de administración
Para las comunidades que se administran con cuenta bancaria del administrador, al emitir las facturas de honorarios de administración éstas son cargadas automáticamente en la liquidación de las comunidades. En cambio si una comunidad se administra con cuenta propia la factura de honorarios , tras su emisión, queda pendiente de cobro, a la espera de que se genere la domiciliación de vencimientos del administrador para generar un archivo SEPA que cobre estas facturas. Haga clic aquí para más información.