GENERAL
Se permite crear estructuras de carpetas a partir de una plantilla en las fichas de la comunidad, macro-comunidad, arrendador, contacto e industrial, aunque existan documentos y carpetas dados de alta, anteriormente no se podía.
COMUNIDADES
El apartado “Traspaso de dinero horizontal” y “Traspaso de dinero horizontal individual” se ha movido desde el grupo “Contabilidad” hacia el grupo “Comunidades”, por ambas listas utilizarse únicamente en el módulo de “Comunidades”.
En la ficha del contacto dentro del apartado “Envío de notificaciones”, se han añadido dos nuevos tipos de envío: “Recibos” y “Convocatorias, actas y docs. Económicos”. El objetivo de estos nuevos tipos de envío es poder enviar esta información a direcciones de envío específicas, de esta manera se puede establecer por ejemplo que a un propietario en concreto siempre se le envíen las actas a una dirección de correo determinada.
Nueva configuración en la ficha de la comunidad y macro-comunidad que permite especificar como se mostrarán los cobros pagos individuales en la liquidación de la comunidad o macro-comunidad. Hay una configuración independiente para los cobros pagos individuales asociados a recibos y los no asociados. Las opciones implementadas en ambos casos son: Desglosado por piso, Agrupado por mes y agrupado por concepto y mes. Esta configuración también se ha montado en el informe detallado.
Se permitirá liquidar los contadores de consumos junto con lo ordinario. Cuando damos de alta el contador, desde el campo “Tipo de liquidación” podemos especificar si se desea liquidar por separado (opción por defecto hasta ahora) o liquidarlo junto con lo ordinario. Si el contador ya lo hemos dado de alta, desde el botón ‘Abrir contador’ accederemos a los datos del contador y podremos cambiar este dato siempre y cuando no tenga cobros pagos comunitarios asociados.
Se añade un nuevo apartado “Comunidades”->” Previsiones de industriales”, esta funcionalidad permite crear facturas periódicamente de industriales a comunidades masivamente. Esto es útil cuando una comunidad tiene cargos idénticos periódicamente así el administrador daría de alta las facturas masivamente y luego efectuaría su pago.
Poder configurar múltiples formas de cobros de recibos para un contrato de propiedad dividiendo en porcentajes, de esta forma si se quiere dividir a partes iguales el recibo ordinario de cierto piso en dos, se insertan dos formas de cobro al 50% en el contrato de propiedad correspondiente así adminet al realizar la emisión de recibos para este piso generará dos recibos y el cobro de cada uno de ellos se realizará según la forma de cobro configurada en cada uno, se ha montado análogamente para los distintos tipos de cuotas (cuotas ordinarias, derramas, fondo reserva, contadores y cuotas ordinarias extras). Se puede definir una forma de cobro diferente para cada tipo de cuota. Si se define más de una forma de cobro para una misma cuota los porcentajes deben sumar 100. Las formas de cobro se deben asignar siempre a copropietarios de un piso, es decir deben estar dados de alta como propietarios en el contrato de propiedad del piso.
En las cuotas del Fondo de reserva se permite generar "Recibos independientes".
En el asistente de domiciliación bancaria, establecer la fecha de ejecución de cobro el mismo día que el de la emisión de recibos. Si la fecha de emisión es anterior a la fecha actual, establecer esta fecha a fecha actual.
En las derramas, se permite cambiar el coeficiente asociado al gasto, aun estando la derrama aprobada.
En la lista de facturas de industriales a comunidades se han añadido los campos “Fecha inicio” y “Fecha fin” para poder filtrar por la fecha de la factura.
En el informe de “Datos básicos” de la comunidad se permite elegir a través de una casilla de verificación si se muestran o no los cargos junta.
En el informe de “Datos básicos” de la comunidad se muestran, además de los números de teléfonos de los propietarios, sus direcciones de correo electrónico.
En el asistente de nueva liquidación se elimina la condición de ver los movimientos 30 días posteriores a la fecha de fin de liquidación, ahora se muestran todos los cobros pagos pendientes de liquidar.
En la ficha del industrial dentro del apartado “Envío de notificaciones”, se han añadido un nuevo tipo de envío: “Informes impuestos”. El objetivo de este nuevo tipo de envío es poder enviar esta información a direcciones de envío específicas, de esta manera se puede establecer por ejemplo que a un industrial en concreto siempre se le envíen los informes relacionados a la presentación de impuestos a una dirección de correo determinada.
Al seleccionar un contacto para ser empleado de comunidad o macro-comunidad se valida que sea una persona física, no una empresa.
El orden tanto en la lista de recibos como en el informe de recibos lo ordena por el orden del piso dentro de la comunidad y no por el texto como lo hacía hasta ahora.
CONTABILIDAD
Se ha renombrado el apartado de “Pagos de facturas” dentro del grupo “Contabilidad” a “Cheques y transferencias”. Además de mostrar los pagos de facturas a industriales en la lista de “Cheques y transferencias” se muestran además “Transferencias internas” y “Cheques manuales”.
Las transferencias internas se pueden realizar haciendo clic en el botón “Nueva transferencia interna” que son útiles para el traspaso de dinero entre las cuentas bancarias del administrador con los consiguientes apuntes contables si es que el administrador realiza enlace contable desde adminet.
Los cheques emitidos manuales se utilizan para realizar pagos a través de cheques, en este caso esta funcionalidad antes estaba accesible desde el módulo de caja, pero se quitó, ya que más que un movimiento de caja, un cheque emitido se corresponde con un movimiento de banco, así cuando se hace un cheque a través de la opción “Nuevo cheque” se crea un movimiento de banco que luego es punteado desde la norma 43 (punteo de extractos bancarios). Desde caja se sigue permitiendo desglosar un cobro por cheque recibido.
Se ha creado un nuevo informe de pago de facturas, tanto para pagos de facturas por cheques como por transferencia.
Se añadió el apartado “Regularización de saldos con terceros” dentro del grupo “Contabilidad”. Esta nueva funcionalidad permite regularizar los saldos de cobros pagos de comunidades que trabajan con cuenta propia que se hayan realizado por caja o a través de cuentas bancarias del administrador. Esta regularización de saldo, realiza órdenes de transferencias SEPA entre las cuentas bancarias del administrador y de la comunidad, según se haya realizado un cobro o un pago. Por ejemplo:
Si el administrador cobra un recibo de un propietario de una comunidad que trabaja por cuenta propia, el proceso de regularización de saldo generará una transferencia por el importe del recibo desde la cuenta bancaria del administrador a la cuenta bancaria de la comunidad. En este caso el administrador le debe ese dinero a la comunidad.
Pero, por otra parte, si el administrador paga una factura a un industrial de una comunidad que trabaja por cuenta propia, el proceso de regularización de saldo generará una transferencia por el importe de la factura desde la cuenta bancaria de la comunidad a la cuenta bancaria del administrador. En este caso la comunidad le debe ese dinero al administrador.
En ambos casos, el proceso de regularización marca todos esos cobros pagos como regularizados y además genera los movimientos bancarios correspondientes en la cuenta bancaria del administrador y en la cuenta bancaria de la comunidad para su posterior punteo a través de la norma 43 (punteo de extractos bancarios). También genera los archivos SEPA para las transferencias.
A través de este apartado se podrán consultar todas las regularizaciones de saldo realizadas. En cada una de las regularizaciones se almacena un informe con la lista de transferencias ordenadas y la relación de cobros pagos que la justificaron.
Las facturas de proveedores recibidas por el administrador que estén pendientes de revisión no deben enlazarse contablemente.
Se permite a través de la Norma 43 registrar múltiples cobros pagos propios del administrador vinculados a un mismo movimiento bancario, esto permite por ejemplo en al cargo de una tarjeta de crédito del administrador se le pueda asociar múltiples facturas y gastos propios del administrador.
CAJA
En la ficha de la caja, accesible desde “Datos básicos” -> “Cajas” se han añadido dos campos nuevos: “Saldo efectivo” y “Fecha del saldo”, cada vez que se cierre la caja se actualizará su saldo en efectivo y la fecha del cierre, así se podrá mantener el estado de la caja para el día siguiente. Además, al cerrar la caja se almacena el informe de caja.
Se ha mejorado el informe de caja, colocando al pie el “Resumen de efectivo” que incluye el saldo anterior de efectivo, el total de efectivo en movimientos, y el total del efectivo. Además, se informa en otro bloque el “Resumen de caja”, donde se muestran los totales en efectivo, cheques recibidos y tarjetas de los movimientos de caja incluidos en el cierre.
A la caja se le ha añadido la posibilidad de “Traspasar efectivo”, esta nueva funcionalidad permite mover efectivo entre diferentes cajas, o entre una caja y una cuenta bancaria del administrador (en los dos sentidos) con los consiguientes apuntes contables si es que el administrador realiza enlace contable desde adminet. La operación de “Traspasar efectivo” está disponible desde la propia lista de movimientos de caja.
También se añadió el apartado “Traspasos de caja” dentro del grupo “Contabilidad” que lista todos los traspasos de caja realizados, al hacer doble clic encima de un traspaso se abre la ficha que detalla el movimiento.
IMPUESTOS
Se permite unificar los impuestos por NIF, así a partir de esta versión adminet permitirá generar y presentar los modelos tributarios de dos comunidades diferentes con el mismo NIF, que por alguna razón ha sido subdividida para su gestión dentro de adminet.
Se han realizado las adaptaciones, de todos los modelos (111, 303, 190, 390 y 347), introducidas por hacienda para el ejercicio 2016.
Se incorpora en esta versión la presentación telemática de todos los modelos (111, 303, 190, 390 y 347), tanto para los impuestos propios del administrador como los de las comunidades, esto quiere decir que una vez generados los modelos en adminet se podrá presentar telemáticamente en el portal de hacienda.
Para la presentación telemática es importante que el administrador disponga de un certificado digital que tendrá que almacenar en la ficha de la empresa, específicamente en la pestaña “Datos administrador” -> “Certificado digital”.
Si alguna comunidad tiene un certificado digital propio y el administrador desea realizar la presentación telemática utilizando ese certificado deberá almacenarlo en la ficha de la comunidad específicamente en el nuevo apartado “Impuestos” -> “Certificado digital”.
Para realizar la presentación telemática de todos los modelos que estén pendientes de presentar se debe hacer clic en el botón “Presentar telemáticamente”.
Al realizar la presentación telemática:
Si la presentación se ha llevado a cabo satisfactoriamente adminet adjuntará automáticamente el documento PDF devuelto por hacienda y marcará el modelo como “Presentado”.
Si la presentación se ha llevado a cabo satisfactoriamente, pero adminet no ha podido descargar el PDF devuelto por hacienda entonces el modelo se marcará como “Presentado sin PDF”. En este caso dentro del modelo se mostrará un botón “Reintentar obtener PDF” para conectar con la Agencia Tributaria y descargar el PDF, también se mostrará otro botón “Ver detalles” que mostrará el enlace donde se encuentra el PDF si adminet no fuera capaz de descargar el PDF entonces no quedará otra opción que obtener el PDF manualmente por parte del usuario a través de este enlace y adjuntarlo al modelo.
Si al realizar la presentación hacienda responde que no puede llevarse a cabo por contener errores graves, adminet marcará el modelo “Con errores graves”. En este caso dentro del modelo se mostrará un botón “Ver detalles” que mostrará los errores devueltos por hacienda, queda que el usuario realice las correcciones solicitadas y vuelva a presentar el modelo.
Si al realizar la presentación hacienda responde que no puede llevarse a cabo por contener errores leves, adminet marcará el modelo “Con errores leves”. En este caso dentro del modelo se mostrará un botón “Ver detalles” que mostrará los errores devueltos por hacienda, queda que el usuario realice las correcciones solicitadas si lo considera oportuno o bien marque la casilla “Errores leves validados” y vuelva a presentar el modelo. Si el usuario marca la casilla “Errores leves validados” fuerza la presentación en hacienda.
En la ficha de la comunidad específicamente en el nuevo apartado “Impuestos” se permite especificar si se van a “Gestionar modelos 111 y 190” y si se va a “Gestionar modelo 347” para la comunidad. Además, se permite especificar de qué forma se realizará el pago del modelo 111 que puede ser por “Domiciliación bancaria” o bien por “Adeudo en cuenta (Pago por NRC)”
Cuando el pago del impuesto 111 se realiza por “Domiciliación bancaria” se informa en el modelo que se presenta a hacienda en que cuenta debe realizar el cargo. Esta variante se utiliza cuando la comunidad trabaja por cuenta propia, pues el declarante en el modelo debe coincidir con el titular de la cuenta donde se realizará el cargo.
La variante “Adeudo en cuenta (Pago por NRC)” se utiliza cuando la comunidad trabaja por cuenta del administrador, en este caso se debe ordenar a través de un archivo de lotes bancarios que se ha de subir por banca electrónica y ordena al banco que realice los pagos correspondientes a hacienda, el banco genera un código NRC que identifica el pago a hacienda este código NRC debe ser incorporado en los modelos contenidos en el lote, y luego podrán ser presentados en hacienda.
Al realizar la presentación telemática de todos los modelos que estén pendientes de presentar se excluirán en la presentación aquellos modelos 111 que sean por “Adeudo en cuenta (Pago por NRC)” y que no tengan el código NRC informado.
Implementación del pago por lotes bancarios para el modelo 111 de comunidades.
En la ficha de la empresa específicamente en la pestaña “Datos para impuestos” se ha añadido una casilla “Crear lotes para pagos a Hacienda por cuenta del administrador (Comunidades)”.
Al crear el lote, se vincula un conjunto de declaraciones al lote. Entonces se genera un fichero para la entidad bancaria.
El archivo se envía a la entidad bancaria, y ésta devolverá otro archivo donde están anotados los códigos NRC.
El archivo recibido se procesa para guardar el NRC correspondiente a cada declaración.
Un lote bancario puede estar en los siguientes estados:
Pendiente de enviar
Enviado a la entidad bancaria
NRC asignados
Al generar los modelos 111 de comunidades si la casilla “Crear lotes para pagos a Hacienda por cuenta del administrador (Comunidades)” está marcada y hay comunidades marcadas como que pagan el modelo 111 por medio de la variante “Adeudo en cuenta (Pago por NRC)”, entonces adminet creará los lotes automáticamente o añadirá las declaraciones a un lote existente siempre y cuando esté en estado de “Pendiente de enviar” y sea de la misma cuenta bancaria.
En el formulario “Presentación del modelo 111” si se han generado lotes aparecerá una nueva pestaña “Lotes”, en ella se listarán los lotes incluidos y se podrán gestionar, enviar a la entidad bancaria y procesar los NRC devueltos.