Introducción
El proceso de identificación de facturas permite facilitar y simplificar la gestión de facturas recibidas (en formato pdf) de industriales y proveedores, permitiendo:
Asociarla el documento a una factura ya registrada (en comunidad, arrendador o administrador) tanto si está pagada como si está pendiente.
Informar de una nueva factura a partir de la vista del documento.
Las facturas que se van a procesar pueden ser cargadas en adminet de dos formas distintas:
Automáticamente. A partir del correo electrónico remitido por el industrial. Es necesario que éste remita las facturas, en formato pdf, a una cuenta de correo específica, que se encuentre informada en adminet como email para recepción de facturas.
Manualmente. Puede guardar las facturas recibidas en una carpeta y cargarlas en adminet a través del botón Importar carpeta.
Cómo poner en marcha la identificación a partir de las facturas remitidas por correo electrónico
Establecer cuentas para recepción de facturas
Se debe establecer por lo menos una cuenta que únicamente se destine a la recepción de facturas. También puede tener una cuenta distinta por cada departamento (comunidades, alquileres, contabilidad...) o incluso por cada oficial, para que cada uno de ellos se responsabilice de las facturas que le llegan.
Configurar las cuentas receptoras de facturas en el servidor de adminet
Desde la opción Configuración->Configuración del servidor->emails para recepción de facturas puede escoger las cuentas de correo que serán las receptoras de facturas de proveedores e industriales.
En la ventana, se muestran las cuentas de correo vinculadas a todos los usuarios de adminet. Marque las que haya elegido como buzón de recepción de facturas. Puede ser más de una.
Por defecto, las facturas estarán disponibles para ser identificadas por el usuario vinculado a esa cuenta de correo. No obstante, en esa misma ventana puede otorgar permisos a otros usuarios para identificar las facturas recibidas desde esa cuenta.
Además, en la ficha de los usuarios, puede también asignar permiso a un usuario para identificar facturas pertenecientes a otro usuario. Sirve para las facturas introducidas mediante el botón Importar documentos.
Reclamar a industriales y proveedores el envío de facturas a las cuentas establecidas
Informar a los industriales y proveedores que deben remitir sus facturas, en formato pdf, a esa cuenta de correo y que a esa cuenta no deben remitir ningún tipo de correo que no contengan facturas.
Tener informada en cada industrial la cuenta desde la que remite las facturas
Tener correctamente informadas en las fichas de los industriales y proveedores las cuentas de correo desde las que remiten sus facturas.
Descarga de facturas
Descarga de facturas desde comunicados
Automática, al descargar el correo del servidor
Cuando adminet descargue correos de las cuentas marcadas como receptoras de facturas, comprobará si la cuenta de correo del remitente corresponde a algún industrial o proveedor.
Si es así:
Guardará el documento o documentos pdf adjuntos en la carpeta de facturas para identificar, vinculándolos al industrial que lo ha remitido.
Creará el comunicado en la bandeja de entrada del destinatario, activando el icono que identifica que ha descargado facturas.
Si la cuenta de correo del remitente no está informada en la ficha de ningún industrial, se creará el comunicado con sus documentos adjuntos, pero no guardará el documento en la carpeta de facturas para identificar. En este caso deberá usar la opción de descarga manual, explicada a continuación.
Manual, desde comunicados recibidos
En el caso de que no tenga la cuenta de correo remitente registrada en la ficha de ningún industrial o bien la cuenta que ha recibido el correo no se encuentra marcada como receptora de facturas, el comunicado se descargará del servidor, con sus archivos pdf adjuntos, pero no se guardará la factura en Identificación de facturas. Si quiere identificarla, deberá hacerlo manualmente.
Abra el correo y localice los documentos adjuntos correspondientes a las facturas.
Haga clic derecho sobre cada uno de los documentos y escoja Crear nueva factura sin identificar.
Se mostrará una ventana que solicitará el industrial.
Seleccione el industrial y responda Sí.
La factura será guardada en la carpeta de facturas sin identificar, vinculada al industrial que usted ha escogido. A continuación, se le ofrece la posibilidad de abrir el proceso de identificación de facturas.
Si responde que sí, se abrirá el proceso de identificación de facturas para que las pueda vincular.
Repita el proceso con todas las facturas que contenga el correo.
Observaciones sobre los comunicados con documentos vinculados a la identificación de facturas
El comunicado que contiene documentos pdf vinculados a la identificación de facturas, lo informa en la columna de características del comunicado.
Si intenta cargar por segunda vez un documento en la carpeta de facturas sin identificar, el programa lo detectará y le mostrará este mensaje.
Descarga de facturas importando documentos
El botón Importar documentos se encuentra en dentro del proceso Identificar facturas.
Le permite cargar un volumen grande de documentos pdf, vinculándolos al industrial que usted le indique. Primero debe buscar y escoger los documentos...
Y a continuación, debe indicar el industrial al que pertenecen.
Automáticamente los documentos son importados.
Puede comprobar el destinatario de la factura, el importe, el número y su fecha de emisión, para localizarla.
Descarga de facturas desde Docuware
Si ha contratado a Docuware la digitalización de documentos, aquellos documentos que no hayan podido ser identificados de forma clara y segura son depositados en la carpeta de facturas a identificar, llevando adjuntos aquellos datos que han sido facilitados por el propio Docuware. Estas facturas deben ser identificadas mediante este proceso Identificar facturas. Haga clic aquí para más información sobre la recepción de facturas desde Docuware.
Proceso "Identificar facturas"
Inicio del proceso
Puede acceder al proceso desde el botón Identificar facturas que se encuentra en los submenús Procesos->Comunidades, Procesos->Alquileres y Procesos->Facturación.
Se abre la siguiente ventana:
Si ya tiene facturas pendientes de identificar, se muestran en la parte izquierda de la ventana, posicionándose en la primera. En la parte derecha se muestran los registros de factura correspondientes al industrial emisor de la factura seleccionada en la parte izquierda.
Identificación de facturas mediante plantillas
Las facturas recibidas en formato PDF cuyo contenido no es únicamente imagen y que han sido descargadas desde correo electrónico, son analizadas e identificadas automáticamente mediante el proceso Identificación de facturas mediante plantillas. Aquellas que no pueden ser resueltas de forma automática son depositadas en la carpeta de facturas a identificar, llevando adjuntos aquellos datos que han podido ser extraídos del pdf. Haga clic aquí para más información sobre este proceso.
Asociar datos a la factura
El cuadro que se encuentra en la parte superior de la imagen, permite anotar datos relativos a la misma. Estos datos son: Destinatario (comunidad, macrocomunidad, arrendador, perceptor o administrador) Número de póliza, Número de factura, Fecha de expedición e Importe total.
El botón Aplicar cambios tiene una doble función:
Guarda los datos asociados al documento de modo que, si se cambia de factura y se vuelve a la misma, estos datos se recuperan.
Permite aplicar filtros por industrial, importe y destinatario en la lista de facturas de la derecha para facilitar su localización. También filtra el número de factura mostrando las coincidentes y todas las que no tienen número.
Vea, en el siguiente ejemplo como, al filtrar el industrial, la comunidad y el importe, se localiza la factura en la lista de la derecha.
Vincular factura
Haciendo doble clic sobre una factura de la parte derecha, vinculará el documento a esa factura. También puede vincularla marcando la línea en la parte derecha y haciendo clic en el botón Asociar documento a factura.
Antes de vincular la factura, le muestra una ventana en la que puede introducir o corregir el número de factura, su fecha de expedición y su fecha de contabilización. Si estos datos los ha introducido en el cuadro de la parte superior de la imagen, se los ofrecerá por defecto. En caso contrario, se mostrarán los que contenga el registro de la factura que está asociando.
Una vez procesada, la ventana muestra la factura siguiente.
Añadir factura nueva
Si el documento corresponde a una factura que no está todavía introducida, puede hacer clic en el botón Nueva factura a partir de documento para añadirla en ese mismo momento.
Se abre el asistente de nueva factura recibida, que incorpora un panel en la parte derecha con el documento para facilitar su lectura mientras se da de alta. Los datos Destinatario, Fecha de expedición y Número de factura que haya anotado en el cuadro superior de la imagen, se preasignan en el asistente de nueva factura recibida.
Comentarios en la factura
La identificación de la factura registra, en la propia factura, un comentario explicativo de la identificación.
Si se ha asociado el documento a un registro de factura ya existente el comentario dice aproximadamente:
Documento 9999999 adjunto desde el formulario de identificación de facturas el día dd/MM/YYYY HH:mm por el usuario XXXXXXXXXX
Si se ha creado un nuevo registro de factura a partir de la identificación de la misma, se añade a dicha factura un comentario parecido a:
Factura creada desde el formulario de identificación de facturas el día dd/MM/YYYY HH:mm por el usuario XXXXXXXXXX
De este modo siempre se puede saber cómo se ha producido la vinculación del documento al registro de la factura.
Opciones sobre documentos
Desplazamiento por los documentos
En la parte superior encontrará botones para desplazarse entre los documentos pendientes de identificar.
El botón Orden de documentos permite ordenar las facturas por fecha de recepción o por industrial y fecha de recepción.
Por fecha muestra las facturas en el orden en que han sido guardadas en adminet para su identificación.
Por industrial y fecha las agrupa por industrial, permitiendo mediante el botón Posicionarse en el industrial, escoger el industrial entre únicamente aquellos que tienen facturas pendientes de identificar.
Asignar la factura a otro industrial
Si al cargar la importar la factura, la ha asignado a un industrial equivocado, puede cambiarlo haciendo clic en el botón Industrial y escogiendo Asignar otro industrial.
Eliminar documento
Si ha importado un documento que no corresponde a una factura o que no debe identificarse, cuando lo tenga en la ventana de asignación, haga clic en el botón Eliminar documento.
Opciones sobre registros de factura
Abrir el registro de la factura
Marcando una factura y haciendo clic en el botón Abrir factura se muestra la ficha de la factura. Se podrá modificar, dependiendo de los permisos del usuario y de las características de la factura.
Filtrar tipos de factura
Con el selector de tipos de factura puede escoger qué registros de factura mostrar (comunidades, arrendadores y/o administrador).
Panel de búsqueda
El panel de búsqueda le permitirá localizar fácilmente una factura por su importe, número de factura, destinatario...
