La ejecución del proceso Convocatoria de reunión, abre el asistente de nueva convocatoria.
En la primera ventana, permite escoger estos documentos, para vincularlos a la convocatoria:
Una liquidación, de entre las pendientes de aprobar.
Un presupuesto, de entre los pendientes de aceptación.
La siguiente ventana, permite es coger qué documentos de la liquidación y el presupuesto desea adjuntar a la convocatoria.
A continuación, como en todos los asistentes de envío, se solicitan la forma de notificar, las opciones de selección de destinatarios y si desea incluir plantilla de notificación en el envío.
En la siguiente ventana, muestra los destinatarios y su forma de contactar. Puede excluir alguno si lo desea.
Si ha incluido una plantilla de notificación en el envío, le permite editarla para personalizar éste envío. Los cambios que realice serán sólo para este envío y no afectarán a la plantilla original.
La siguiente ventana le solicita los datos referentes al tipo de reunión, lugar y fecha de la misma. Tenga en cuenta que estos datos son impresos en el documento de la convocatoria.
El botón Ver calendario le permite consultar el calendario para ayudarle a establecer la fecha de la reunión.
A continuación se muestran los puntos del orden del día, que están establecidos en la opción de menú Datos básicos->Convocatoria orden del día. Se incluye una columna para permitir prevotar a través de la app Admin24H (haga clic aquí para ver cómo) (revisarlink) y una columna para la traducción de la descripción de los puntos a los diferentes idiomas de los propietarios de la comunidad. Haga clic aquí para ver cómo realizar la traducción de los puntos.
Con el selector de idioma se puede visualizar la traducción de los puntos y ajustarla si es necesario. Las traducciones de los puntos son guardadas dentro de cada una de las convocatorias.
Puede quitar, añadir o modificar los puntos que desee. Los cambios que realice serán sólo para esta convocatoria y no afectarán a los puntos relacionados en la opción de menú Datos básicos->Convocatoria orden del día.
A continuación, puede editar la plantilla de la convocatoria para esta reunión. Los cambios que realice serán sólo para esta convocatoria y no afectarán a la plantilla original.
La siguiente ventana muestra la lista de envíos que se realizará.
Haciendo clic en Previsualizar puede ver la convocatoria que se remitirá a un destinatario concreto.
A continuación, se solicita:
El asunto, para los comunicados y notificaciones.
Los datos para cumplimentar los envíos por correo electrónico.
Los datos para cumplimentar los envíos en papel.
Al hacer clic en siguiente muestra un resumen de los envíos que se van a efectuar y pide conformidad para iniciar el proceso.
Si responde que Sí, se inicia el proceso de envío. Cuando finaliza muestra esta ventana.
Al hacer clic en Finalizar muestra esta última ventana.