Introducción
Un expediente es un conjunto de operaciones económicas (entradas y salidas de dinero) que comprenden el cobro de la reserva para un alquiler, el importe de la fianza, el cobro del primer recibo y los honorarios de gestión del administrador.
Está pensado especialmente para cuando se recibe un importe a cuenta como reserva por un alquiler. En ese momento todavía no existe ni el contrato de alquiler, ni la fianza ni el recibo ni la factura de honorarios del administrador. Este hecho dificulta especialmente el registro del movimiento bancario.
El ciclo de trabajo de un expediente es:
Con el primer movimiento de ingreso se abre un expediente y se deposita en él el dinero. Los sucesivos cobros que se produzcan se irán añadiendo al expediente.
Cuando se haya cobrado el importe necesario para cerrar el expediente, el administrador procederá a emitir el primer recibo de alquiler y a generar su propia factura de honorarios.
A continuación, con el dinero depositado, se dará por cobrada la fianza, el recibo de alquiler y la factura de honorarios.
Si, tras estas operaciones, queda saldo en el expediente se devolverá al inquilino.
Unificando estas operaciones bajo un expediente se facilita el seguimiento del estado del trabajo y la disponibilidad económica para atender los pagos relacionados con el mismo.
El informe del expediente permite obtener un detalle del estado del expediente.
Acceso a los expedientes
Encontrará la vista de expedientes en el menú de Contabilidad.
También puede acceder, desde la misma lista de arrendadores, haciendo clic en el botón Fianzas del menú Principal.
Además, dispone de una opción Fianzas de alquileres en las opciones del apartado Alquileres.
Añadir una nueva fianza
Se puede añadir una nueva fianza desde dos puntos distintos de la aplicación.
Desde el movimiento de banco o caja mediante el cual se cobra la fianza
En el punteo de extractos por norma 43 y en los movimientos de caja, se dispone de una opción para el cobro de fianzas.
Al escoger esta opción se solicita el arrendador e inquilino al que está vinculada la fianza.
La siguiente ventana permite ajustar la fecha y el importe de la fianza. Por defecto ofrece el importe del movimiento, pero puede modificarse. Puede darse el caso de que el movimiento bancario sea por la suma de la fianza, el primer alquiler y los honorarios del administrador.
Si el inquilino seleccionado ya tiene una fianza registrada, este ingreso se considerará como un ingreso adicional de la fianza.
Al Finalizar, se genera la ficha de la fianza y el movimiento de caja o banco. Si el movimiento es bancario que queda automáticamente punteado.
Desde la propia ficha de la fianza
Para añadir una nueva fianza, sitúese en la vista de fianzas del arrendador y haga clic en el botón Nuevo.
Se abre el asistente, que solicita la fecha de constitución de la fianza y el departamento.
A continuación, se pregunta si la fianza fue gestionada con otro programa o si ya ha sido contabilizada.
Si responde que sí, se añadirá la ficha de la fianza con los datos que indique, sin realizar ningún movimiento contable.
Si responde que no, se añadirá la fianza generando el movimiento contable según los datos que cumplimente.
Fianza que ha sido gestionada con otro programa o bien ya ha sido contabilizada
En este caso, se muestra la siguiente ventana.
Tras cumplimentar los datos, se muestra la ficha de la fianza cumplimentada.
La fianza ha sido creada y se muestra por si desea continuar trabajando con ella. Por ejemplo, añadir observaciones o realizar operaciones de traspaso, devolución o ingreso adicional.
Si se ha equivocado en los datos al dar de alta la fianza, elimínela y vuelva a darla de alta.
Las operaciones que realice a partir de ahora, serán contabilizadas por adminet. Vea, más abajo, el capítulo dedicado a las operaciones con la fianza.
Fianza que se gestiona con adminet desde el principio
La ventana siguiente, solicita la fecha del movimiento contable, la cuenta bancaria del administrador en qué se realiza el cobro y el importe. También permite añadir observaciones para complementar la información.
Si el arrendador se administra con cuenta bancaria de arrendador o si es un gestor patrimonial, la ventana incluye la posibilidad de indicar si la fianza se ha cobrado en una cuenta del arrendador o del administrador.
Al hacer clic en Finalizar, se genera el movimiento bancario, que queda pendiente de puntear y se registra la fianza, dejando abierta su ficha.
Vista de fianzas del arrendador
La vista de las fianzas tiene el siguiente aspecto.
Haciendo doble clic sobre una línea se muestra el detalle de esa fianza.
Fecha fianza: Fecha en que se ha dado de alta la ficha de la fianza.
Creado por: Nombre del usuario que ha dado de alta la fianza.
Importes:
Administrador: Parte del importe de la fianza que está en poder del administrador.
Arrendador: Parte del importe de la fianza que está en poder del arrendador.
Entidad pública: Parte del importe de la fianza que está en poder de la entidad pública.
Total: Importe total de la fianza.
Observaciones: Texto libre que permite complementar la información de la fianza.
Movimientos: Lista de operaciones económicas relacionadas con esta fianza. El conjunto de etas operaciones da como resultado los importes de administrador, arrendador y entidad pública.
Operaciones con la fianza
La ficha de la fianza incorpora tres botones que permiten registrar las distintas operaciones que se realizan con la misma.
Ingreso adicional
Junto con el movimiento de constitución de la fianza, es una operación de entrega de dinero por parte del inquilino. Se debe indicar la cuenta bancaria en la que se debe registrar la operación y el importe recibido.
Traspasar fianza
Permite informar el movimiento del importe de la fianza entre los tres posibles depositarios (administrador, arrendador y entidad pública). Por lo tanto sirve para informar de:
El ingreso o transferencia de la fianza a la entidad pública.
El abono de la fianza en liquidación del arrendador.
La recuperación de la fianza depositada en la entidad pública o por parte del arrendador.
Muestra la siguiente ventana, en la que debe indicar el origen y destino y el importe traspasado. Siempre que participa el administrador, se debe indicar la cuenta bancaria en la que se debe registrar la operación.
Devolver fianza
Con esta operación se registra la devolución del importe de la fianza. Como origen podrán operar el administrador o el arrendador. Como destino pueden ser:
Administrador. Si se utilizará la fianza para satisfacer al administrador alguna cantidad que le adeude el inquilino.
Arrendador. Si se usa esta fianza como pago por desperfectos.
Inquilino. Si se le retorna el importe de la fianza directamente a él.
Cobrar recibos. Si se va a emplear la fianza o parte de ella para satisfacer recibos pendientes de cobro.
Muestra la siguiente ventana, cuyo formato se adaptará según el destino escogido. Siempre que participa el administrador, se debe indicar la cuenta bancaria en la que se debe registrar la operación.
Administrador
Se utiliza cuando el administrador emplea esta fianza o parte de ella para cobrarse alguna deuda contraída con él por el inquilino. La ventana tiene este aspecto.
Arrendador
El origen puede ser tanto el administrador como el propio arrendador. El objetivo es abonar la fianza cobrada o parte de ella y generar con ese mismo importe un ingreso extraordinario para hacer frente a los desperfectos ocasionados en el inmueble cuando el inquilino lo abandona.
Inquilino
Si el inquilino tiene forma de cobro por domiciliación, se generará un fichero para efectuar el pago por transferencia, debiendo indicar la ubicación para el fichero SEPA y la fecha de ejecución de la misma.
Si el inquilino tiene otra forma de cobro, se piden los datos para generar un movimiento bancario en la cuenta del administrador.
Cobrar recibos
La ventana tiene el siguiente aspecto. Con el selector de recibos deben escogerse los recibos que se deseen cobrar con la totalidad o parte de la fianza. El importe de fianza que no se use para el cobro de recibos quedará pendiente de devolver.
Fianzas liquidadas
Cuando la fianza ha sido devuelta (o usada para cubrir desperfectos, impagados, etc.), el importe de la misma queda a cero. En ese caso sólo es visible en la vista de fianzas si se escoge Liquidadas o Todas.
Si se abre la ficha de la fianza, se pueden ver todos los movimientos económicos registrados en la misma.
Cobros, pagos y movimientos bancarios de la fianza
Los movimientos bancarios relacionados con la fianza no se pueden identificar directamente desde extracto. Deben ser registrados primero en la ficha de la fianza y posteriormente punteados a través de la norma 43.
Los movimientos relacionados con el arrendador, generan cobros y pagos en el grupo de liquidación al que pertenece el departamento y son liquidados al arrendador.
Los movimientos relacionados con el administrador se podrán consultar en los cobros y pagos del administrador.
Los movimientos relacionados con el inquilino derivan o generan movimientos bancarios, a través de los cuales pueden ser consultados.
Los movimientos cuyo destino es Cobrar recibos generan cobros pagos de inquilinos que son liquidados al arrendador.