La firma electrónica de un documento consiste en remitirlo al destinatario mediante un sistema de firma electrónica gestionado por una empresa acreditada, la cual se encarga de garantizar la identidad del firmante y la validez del documento firmado. El destinatario, siguiendo unos sencillos pasos firma el documento, que es devuelto al remitente, siendo guardado automáticamente en adminet, junto al documento de auditoría de la firma del documento.
La firma de un documento puede realizarse de dos formas distintas:
Manualmente
Se debe generar el documento. Dependiendo de la naturaleza del documento, pueden darse dos tipos de gestión:
Imprimir el documento, reunir las partes firmantes y proceder a la firma del documento. Tras la firma el documento debe ser digitalizado. Sería el caso, por ejemplo, de un contrato de alquiler.
Remitir por email el documento al firmante, quien lo imprimirá, firmará, digitalizará y devolverá por email. Sería el caso de un mandato de domiciliación SEPA. En este caso la gestión se ralentiza y se dificulta el control de documentos cuya firma está pendiente.
Cuando el documento firmado y digitalizado está de nuevo en poder del administrador debe ser guardado en su ficha correspondiente.
Mediante firma electrónica
Se genera el documento a firmar y se remite al destinatario a través del proveedor de servicios de firma electrónica, quien devuelve dos documentos: el documento firmado y otro con la auditoría de la firma. Ambos son guardados automáticamente por Adminet en su ficha correspondiente. Además se dispone de un control de documentos firmados y pendientes de firmar electrónicamente.
La opción de firma electrónica está implementada en los siguientes documentos:
Mandatos de domiciliación. Haga clic aquí para más información.
Contratos de alquiler. Haga clic aquí para más información.
A lo largo de próximas versiones se añadirán otros documentos.