Funcionamiento del editor de plantillas de facturas en PDF
- Enric Arasanz
Distribución de la ventana
El editor de plantillas tiene el siguiente aspecto.
Documento que se ha cargado para usar como base de la plantilla
En esta zona, se muestra el documento que ha seleccionado para identificar donde se encuentran los datos significativos de la factura.
Las opciones del apartado Navegación y Zoom permiten moverse entre las diferentes páginas de la factura y acercar/alejar la imagen para ajustar con más precisión los datos que se identifican.
Si el documento que ha escogido no es el que quería, puede usar el botón Cambiar base PDF para la plantilla para escoger otro. Consulte el funcionamiento en el apartado que hay más abajo en este mismo documento.
Por último, colocando el ratón sobre la línea que separa el documento de las columnas de los campos, puede ampliar o reducir el espacio que ocupa el documento en la ventana.
Campos que se pueden localizar en la plantilla de la factura
Este cuadro de datos lleva por título Herramientas y contiene los datos que nos permite identificar en el PDF de la factura.
Se agrupan en dos tipos de campos distintos:
Campos posición fija. Son los campos correspondientes a valores que siempre se encuentran en la misma posición del documento, independientemente del contenido o la longitud de la misma.
Generalmente, los campos que se encuentran en la cabecera de la factura son de posición fija. No obstante, en ocasiones, aun estando en la cabecera su posición no es estrictamente fija a causa de otro dato (por ejemplo un nombre o dirección) cuya longitud puede provocar un desplazamiento de otros datos.
Campos posición variable. Son los que corresponden a valores cuya posición puede variar en función de la longitud o el contenido de la factura. Un caso típico es el conjunto de datos correspondientes a los totales de la factura. En ocasiones, si la factura tiene una estructura fija y ocupa una sola página se encontrarán en las mismas posiciones. En otras, si la factura puede tener varias páginas o el pie se compone de diversas líneas dependiendo de diferentes tipos de IVA, descuentos, etc., la posición de los totales de la factura pueden localizarse a diferente altura dentro del documento.
A la derecha del título de la agrupación, dispone de una flecha que le permite contraer o desplegar ese grupo de campos.
Los campos que contiene cada uno de los grupos son los mismos. Es decir, que cada uno de los campos lo podemos identificar como un campo de posición fija (siempre se encuentra exactamente en la misma posición dentro del documento) o como un campo de posición variable (siempre se encuentra exactamente en la misma posición del documento respecto a un texto que identificamos junto a ese dato.
Para una misma plantilla, se pueden mezclar campos de posición fija y campos de posición variable.
Campos que ya se han localizado en la plantilla de la factura
Este cuadro de datos lleva por título Campos en la plantilla y contiene los datos que ya ha identificado en el PDF de la factura.
La barra de desplazamiento le permite ver más propiedades relacionadas con cada uno de los campos identificados.
Por cada uno de los campos, haciendo clic alternativamente en la casilla Visible oculta o muestra en el documento PDF donde se encuentra ese dato. Los botones Todos visibles y Todos invisibles, actúan sobre todos los campos a la vez.
Esta opción es especialmente útil cuando varios datos identificados se encuentran demasiado juntos o incluso solapados entre sí.
Identificar los campos en la factura
Debe analizar el documento de la factura, para entender si cada dato se mostrará en la misma posición exacta para todas las facturas que reciba o si el dato puede cambiar de posición dependiendo de datos que se puedan mostrar en líneas superiores o incluso en la misma línea. Si el dato está siempre en la misma línea, identifíquelo como campo de posición fija. Si no es así, o si tiene dudas, identifíquelo como campo de posición variable.
Campos de posición fija
Haga clic sobre uno de los campos de la derecha y, a continuación, remarque el espacio que ocupa dicho dato en el documento pdf. En el siguiente ejemplo se puede ver como, en el documento, sobre el área marcada se muestra el nombre del campo y bajo ella el texto identificado y la validación del mismo. En este caso se indica que la lectura es correcta.
Vaya asociando los diferentes campos con su correspondencia en el documento de ejemplo. Aquí puede ver los datos de la cabecera identificados, en este caso como Campos de posición fija.
Los campos identificados, son mostrados en la lista Campos en la plantilla de la parte inferior derecha de la ventana, junto con sus respectivos valores.
Observe que no se ha ceñido el área del número de contrato al que ocupa este dato en el pdf de ejemplo, sino que se ha prolongado por la derecha, en previsión de otros números de contrato más largos.
Campos de posición variable
Usaremos los datos del pie de este ejemplo para explicar cómo identificar los campos de posición variable. Contraiga la lista de campos de posición fija o desplace la lista hasta situarse en los campos de posición variable.
Haga clic en un campo, por ejemplo Base IVA.
Seguidamente, localice y remarque el texto que acompaña al importe de la base de IVA. Igual que con los demás campos, sea generoso al determinar el espacio.
Cuando lo tenga delimitado, haga clic con el ratón e inmediatamente delimite el valor. Asegúrese también de tomar espacio en blanco antes y después del importe para prever importes más grandes. Vea como queda informado el campo en la lista de la derecha.
Repita la operación con los demás campos.
Cuando tenga los campos identificados, guarde la plantilla.
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