La firma electrónica de un documento consiste en remitir al destinatario mediante un sistema de firma electrónica gestionado por una empresa acreditada, la cual se encarga de garantizar la identidad del firmante y la validez del documento firmado. El destinatario, siguiendo unos sencillos pasos firma el documento, que es devuelto al remitente, siendo guardado automáticamente en adminet, junto al documento de auditoría de la firma del documento.
La firma de un documento puede realizarse de dos formas distintas:
Manualmente
Se debe generar el documento a firmar, imprimirlo, firmarlo, volverlo a digitalizar y guardarlo en la base de datos. Es posible que, además, se deba remitir por correo electrónico a la persona o personas que deben firmar el documento, lo cual ralentiza mucho la operación y dificulta su seguimiento.
Mediante firma electrónica
Se genera el documento a firmar y se remite al destinatario a través del proveedor de servicios de firma electrónica, quien devuelve dos documentos: el documento firmado y otro con la auditoría de la firma. Ambos son guardados automáticamente por adminet en su ficha correspondiente. Además se dispone de un control de documentos firmados y pendientes de firmar electrónicamente.
Adminet ha implementado el procedimiento de firma electrónica a través de partners especializados en servicios electrónicos.
La opción de firmar electrónicamente está únicamente implementada en los mandatos de domiciliación. A lo largo de próximas versiones se añadirán otros documentos.