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Dificultades habituales en la gestión documental y contable de facturas

Al intentar organizar una gestión documental sobre facturas de industriales y proveedores se presentan, principalmente estos problemas, estas dificultades:

Sincronización de la llegada de las facturas con el registro y pago de las mismas

• Las facturas que se pagan por domiciliación pueden llegar al despacho días o semanas después de registrarse el cargo bancario. Otras, en cambio, llegan antes de dicho cargo.

• Las facturas cuyo pago se gestiona desde caja o mediante transferencia son recibidas generalmente antes o en el mismo momento de su pago. No obstante también es frecuente emitir una transferencia previa a la recepción de la factura.

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Adminet permite guardar los extractos de norma 43 de las cuentas bancarias y puntear cada movimiento con su correspondiente en los movimientos bancarios de adminet. Haga clic aquí para más información.

Punteo de extractos

El punteo de extractos identifica, en el extracto de norma 43 descargado del banco, los movimientos bancarios que han sido originados desde adminet (remesas de domiciliación bancaria, transferencias y cheques) y propone al administrador su punteo automático. Haga clic aquí para más información.

Identificación de pagos repetitivos

Se identifican los pagos repetitivos mediante la referencia facilitada por el industrial o proveedor (número de póliza, contrato, cliente…), de modo que registrando la factura y su pago. De este modo, aproximadamente el 80% 85% de los apuntes se registran de forma automática, dejando únicamente a la identificación manual una pequeña parte de movimientos. Haga clic aquí para más información.

Identificación manual de pagos

Los pagos no repetitivos son identificados por el usuario desde el propio extracto bancario registrando, de una sola vez, la factura del industrial o proveedor y su pago. Haga clic aquí para más información.

Herramientas documentales

Almacenamiento de los documentos

Carpeta “Facturas a identificar”

Adminet dispone de un almacén o carpeta de documentos correspondientes a facturas pendientes de identificar.

Para cada factura se guarda el documento pdf recibido, al cual se añadirá una lista de datos en texto relacionados con dicha factura, como son: industrial, destinatario (nombre y NIF), número de factura, fecha de expedición, referencia Número de póliza, contrato, código de cliente), base imponible, IVA, importe total.

A medida que las facturas sean identificadas, se trasladarán a los registros de factura correspondientes y se eliminarán de esta carpeta.

Localización automática de facturas en los correos recibidos de proveedores

Adminet localiza, en Se permite establecer una cuenta de correo establecida específicamente específica para la recepción de facturas , de modo que los archivos pdf adjuntos a los correos , ingresándolos recibidos ingresan automáticamente en la carpeta de identificación de facturas a identificar. Haga clic aquí para ver cómo establecer esta configuración.

Incorporación manual de facturas desde correos recibidos

Para facturas recibidas en

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correos electrónicos cuyo industrial no se ha podido localizar, se dispone de una opción para añadir la factura recibida a la carpeta “Facturas a identificar” e identificarla automáticamente. Haga clic aquí para más información.

Incorporación manual de facturas desde documentos

Para el caso de las facturas descargadas desde la página web del proveedor, se permite incorporarlas fácilmente en la carpeta de identificación de facturas .

Análisis automático de facturas introducidas en la carpeta “Identificación de facturas”

Sin intervención del usuario y mediante un sistema de configuración de plantillas de facturas de proveedor, adminet extrae datos en texto del propio documento y los guarda junto a éla identificar. Haga clic aquí para más información.

Incorporación de facturas desde Docuware

Docuware es un proveedor de servicios de digitalización de documentos que, además, extrae en texto determinados datos de los documentos procesados, de modo similar a como lo hace Adminet. Adminet conecta automáticamente con Docuware, descarga las facturas con los datos asociados y los integra en la carpeta “Identificación de facturas”

Identificación automática de facturas introducidas en la carpeta “Identificación de facturas”

Un proceso automático analiza“Facturas a identificar”. Haga clic aquí para más información acerca de la recepción de facturas desde Docuware.

Análisis, registro y vinculación de las facturas

Análisis del contenido de facturas

A petición del usuario y mediante un sistema de configuración de plantillas de facturas de proveedores, adminet analiza cada documento introducido en la carpeta “Facturas a identificar”, extrae sus datos en modo texto y los guarda junto a él.

Haga clic aquí para ver cómo se realiza el análisis del contenido de facturas.

Haga clic aquí para ver cómo configurar una plantilla de factura en pdf.

Identificación automática de facturas

A petición del usuario se procesan, tanto las facturas analizadas por adminet, como las incorporadas desde Docuware. Por cada una de ellas, se localiza el registro de la factura en adminet si ya está introducido o lo crea si no lo está, adjuntándole el documento en ambos casos. Haga clic aquí para más información.

Identificación manual de facturas

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Para todas las facturas que no han podido ser identificadas de forma automática, se dispone de un proceso que muestra el documento en pantalla junto a los datos extraídos en texto y las facturas registradas de ese industrial, permitiendo al usuario vincularlo con alguna de esas facturas o generar un nuevo registro de factura.

Identificación automática de facturas introducidas en la carpeta “Identificación de facturas”. Como funciona

se localiza en cada documento los datos necesarios para el registro de una factura (cliente, número y fecha de factura, número de póliza o contrato, base imponible, IVA, retención de IRPF e importe total). A continuación, localiza si ya existe el registro de la factura en la base de datos.

• Si lo encuentra, asocia el documento a dicho registro de factura.

• Si no lo encuentra y el número de contrato o póliza está introducido y vinculado al mismo cliente, da de alta el registro de la factura, dejándole el documento asociado.

• Si la lectura de datos es incompleta o el número de contrato o póliza no está introducido en adminet, asocia los datos localizados al documento, dejándolo pendiente de una identificación visual.

El proceso de identificación de facturas permite facilitar y simplificar la gestión de facturas recibidas (en formato pdf) de industriales y proveedores, permitiendo:

• Asociar el documento a una factura ya registrada (en comunidad, arrendador o administrador) tanto si está pagada como si está pendiente.

• Informar de una nueva factura a partir de la vista del documento.

Las facturas que se van a procesar pueden ser cargadas en adminet de dos formas distintas:

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Automáticamente. A partir del correo electrónico remitido por el industrial. Es necesario que éste remita las facturas, en formato pdf, a una cuenta de correo específica, que se encuentre informada en adminet como email para recepción de facturas. 

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. Haga clic aquí para más información.

Encaje perfecto de las herramientas documentales y contables

El conjunto de las herramientas documentales y contables proporciona al administrador la comodidad de unir al registro de la factura recibida (ya sea de comunidad, de arrendador o de administrador) su documento pdf y el pago de la misma.