Introducción
Las facturas, tanto emitidas como recibidas, pueden cobrarse o pagarse de diferentes formas. Algunas de ellas, en función de los acuerdos entre deudor y acreedor, requieren fraccionar el pago en diversos vencimientos o aplazar el pago del mismo hasta una fecha determinada.
En las fichas de entidades generales relacionadas con la emisión o recepción de facturas, se encuentra un cuadro de datos llamado Vencimientos en el que se puede configurar la forma en que se cobrarán o pagarán las facturas relacionadas con esa entidad, de forma general y predeterminada. No obstante, de forma excepcional y siempre que se desee, se podrá forzar una aplicación de vencimientos diferente a la predeterminada.
Descripción de los datos
Veamos, en el siguiente ejemplo, el cuadro Vencimientos de la ficha de un cliente.
Este cuadro se compone de los siguientes datos:
Días a 1er vencimiento: Es el número de días que se sumarán a la fecha de emisión de la factura para calcular el primer vencimiento. Si se deja este dato a cero, la fecha de emisión y la fecha de vencimiento será la misma.
Nº de vencimientos: Indica en cuantas fracciones de cobro se divide la factura. Si se deja este dato a cero se entiende que se cobra (o paga) en un único vencimiento o fracción.
Días entre vencimientos: En el caso de que el número de vencimientos sea superior a 1, en esta casilla se debe indicar cuantos días deben pasar entre cada uno de los vencimientos con respecto al anterior, a partir del segundo.
Días fijos de cobro: Se debe indicar los días del mes que el pagador tiene fijados como días de pago, en caso de que los tenga. Las fechas de vencimiento calculado se ajustarán al día siguiente más próximo indicado en estas casillas. Se permiten hasta 3 días fijos de pago, pero no es necesario rellenarlos todos. En caso de dejarse las tres casillas a cero, no se aplicará ningún ajuste en la fecha de vencimiento calculada.
Habilitar exclusión: Esta casilla debe activarse si el pagador determina un rango de fechas en las que no atiende ningún pago (por ejemplo en fechas de vacaciones de verano o de Navidad).
Exclusión en intervalo: Si la casilla Habilitar exclusión está activa, debe indicarse en estas casillas las fechas en que esta entidad no atiende pagos. Por cada vencimiento que se calcule, se comprobará que éste no quede entre las fechas indicadas. De ser así, se le añade a esa fecha el número de días indicado en Días entre vencimientos, hasta que la fecha calculada no quede entre las fechas de exclusión.
Cuando se aplica
El cálculo de vencimientos se aplica en adminet cuando se emite una factura de venta a clientes o cuando se registra una factura de proveedor del administrador.
En las facturas de venta, si la factura se emite a comunidades de propietarios o a arrendadores, se actúa del siguiente modo:
Si la comunidad o arrendador se gestiona desde la cuenta bancaria del administrador, no se generan vencimientos, ya que la factura es cobrada automáticamente y cargada en liquidación.
Si la comunidad o arrendador se gestiona desde una cuenta bancaria propia, la factura se emite con un único vencimiento, cuya fecha coincide con la fecha de emisión de la factura.
Si la factura de venta se emite a un cliente, se utiliza el cuadro Vencimientos para establecer el número de vencimientos y las fechas de los mismos.
En las facturas de proveedores del administrador, al registrarlas, se utiliza el cuadro Vencimientos de la ficha del proveedor para establecer el número de vencimientos y las fechas de los mismos.
Ejemplos prácticos
Veamos algunos ejemplos de configuración y los resultados que se obtienen al efectuar el cálculo de los vencimientos.
Ejemplo 1
Fecha de factura: 12/06/2018
Como que Nº de vencimientos está a cero, se calcula un único vencimiento. Para calcularlo...
Como que Días a 1er vencimiento está a cero, no se suman días a la fecha de factura.
Como que Días fijos de cobro está a cero, tampoco se realiza ningún ajuste en el día del vencimiento.
Como que Habilitar exclusión está desactivado no se realiza ningún control de exclusiones.
Por lo tanto, el vencimiento será: 12/06/2018.
Ejemplo 2
Fecha de factura: 12/06/2018
Como que Nº de vencimientos indica 3, se calculan tres vencimientos.
Para el primer vencimiento...
Se suma a la fecha de factura (12/06/2018) el valor de Días a 1er vencimiento (30). El resultado es 12/07/2018.
Se ajusta esta fecha al día fijo de cobro igual o posterior más cercano al día del mes calculado. El más próximo (igual o posterior) a 12 es el 20. Por lo tanto se establece la fecha a 20/07/2018.
Como que Habilitar exclusión está activado se comprueba si la fecha calculada (20/07) está incluida en el rango de exclusión (01/08 al 31/08). Como que no lo está, se mantiene la fecha de este primer vencimiento a 20/07/2018.
Para el segundo vencimiento...
Se suma a la fecha del primer vencimiento (20/07/2018) el valor de Días entre vencimientos (30). El resultado es 20/08/2018.
Se ajusta esta fecha al día fijo de cobro igual o posterior más cercano al día del mes calculado. Como que 20 ya es un día fijo de cobro, se mantiene la fecha en 20/08/2018.
Como que Habilitar exclusión está activado se comprueba si la fecha calculada (20/08) está incluida en el rango de exclusión (01/08 al 31/08). Como que sí lo está, se suman los Días entre vencimientos (30) para calcular la siguiente fecha. El resultado es 20/09/2018. Se vuelve comprobar si la nueva fecha (20/09) se encuentra en el rango de exclusión. Como que no lo está, se da por válida la fecha 20/09/2018 como segundo vencimiento.
Para el tercer vencimiento...
Se suma a la fecha del segundo vencimiento (20/09/2018) el valor de Días entre vencimientos (30). El resultado es 20/10/2018.
Se ajusta esta fecha al día fijo de cobro igual o posterior más cercano al día del mes calculado. Como que 20 ya es un día fijo de cobro, se mantiene la fecha en 20/10/2018.
Como que Habilitar exclusión está activado se comprueba si la fecha calculada (20/10) está incluida en el rango de exclusión (01/08 al 31/08). Como que no lo está, se da por válida la fecha 20/10/2018 como tercer vencimiento.
Por lo tanto, los vencimientos serán: 20/07/2018, 20/09/2018, 20/10/2018.
Ejemplo 3
Fecha de factura: 12/06/2018
Como que Nº de vencimientos está a cero, se calcula un único vencimiento. Para calcularlo...
Se suma a la fecha de factura (12/06/2018) el valor de Días a 1er vencimiento (30). El resultado es 12/07/2018.
Como que Días fijos de cobro está a cero, no se realiza ningún ajuste en el día del vencimiento.
Como que Habilitar exclusión está desactivado no se realiza ningún control de exclusiones.
Por lo tanto, el vencimiento será: 12/07/2018.
Ejemplo 4
Fecha de factura: 12/06/2018
Como que Nº de vencimientos indica 4, se calculan cuatro vencimientos.
Para el primer vencimiento...
Se suma a la fecha de factura (12/06/2018) el valor de Días a 1er vencimiento (60). El resultado es 12/08/2018.
Como que Días fijos de cobro está a cero, no se realiza ningún ajuste en el día del vencimiento. Por lo tanto se mantiene la fecha a 12/08/2018.
Como que Habilitar exclusión está desactivado no se realiza ningún control de exclusiones. Se mantiene la fecha de este primer vencimiento a 12/08/2018.
Para el segundo vencimiento...
Se suma a la fecha del primer vencimiento (12/08/2018) el valor de Días entre vencimientos (30). El resultado es 12/09/2018.
Como que Días fijos de cobro está a cero, no se realiza ningún ajuste en el día del vencimiento. Por lo tanto se mantiene la fecha a 12/09/2018.
Como que Habilitar exclusión está desactivado no se realiza ningún control de exclusiones. Se mantiene la fecha de este segundo vencimiento a 12/09/2018.
Para el tercer vencimiento...
Se suma a la fecha del segundo vencimiento (12/09/2018) el valor de Días entre vencimientos (30). El resultado es 12/10/2018.
Como que Días fijos de cobro está a cero, no se realiza ningún ajuste en el día del vencimiento. Por lo tanto se mantiene la fecha a 12/10/2018.
Como que Habilitar exclusión está desactivado no se realiza ningún control de exclusiones. Se mantiene la fecha de este tercer vencimiento a 12/10/2018.
Para el cuarto vencimiento...
Se suma a la fecha del tercer vencimiento (12/10/2018) el valor de Días entre vencimientos (30). El resultado es 12/11/2018.
Como que Días fijos de cobro está a cero, no se realiza ningún ajuste en el día del vencimiento. Por lo tanto se mantiene la fecha a 12/11/2018.
Como que Habilitar exclusión está desactivado no se realiza ningún control de exclusiones. Se mantiene la fecha de este cuarto vencimiento a 12/11/2018.
Por lo tanto, los vencimientos serán: 12/08/2018, 12/09/2018, 12/10/2018, 12/11/2018.